Comment suivre la présence de l'ensemble des salariés grâce à un logiciel de gestion des temps ?
Mobil-home Rideau est une société et une marque du groupe Gustave Rideau. L'entreprise, fabricant français majeur de résidences mobiles, conçoit chaque année tous ses mobil-homes dans son unique site de production à Venansault en Vendée.
Client depuis
2007
Particularités
1/3 des collaborateurs sont des intérimaires
Effectif
400 collaborateurs
Types de projet
GTA
Rencontre avec Claire PICAUT
chargée RH
Kelio au quotidien
Kelio accompagne la société mobil-home Rideau pour la gestion des temps de travail depuis 2007. Aujourd’hui, les temps de travail de la société mobil-home Rideau sont organisés en 2/8 avec une équipe du matin et une équipe de l’après-midi. Les 400 salariés de l’entreprise, dont près de 135 intérimaires, sont gérés quotidiennement grâce au logiciel de gestion des temps Kelio.
J’utilise Kelio tous les jours, le matin et l’après-midi, pour contrôler si des salariés sont absents.
A chaque prise de poste, les salariés badgent sur les terminaux tactiles Kelio Visio X7, le plus grand modèle de badgeuses de la gamme Kelio. Les informations sont envoyées en temps réel dans le logiciel Kelio ce qui permet au service RH de vérifier et de visualiser si certains salariés sont absents.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des temps ?
Aujourd'hui la société mobil-home Rideau utilise principalement la solution Kelio pour la gestion des horaires et des absences. En effet, il n’y a pas de fonction support ni de personnels du service RH qui soient présents dans les locaux à la prise de poste à 5h du matin et qui restent le soir jusqu’à 21h afin de vérifier la présence des salariés de l’entreprise.
« Pour nous, les horaires sont très importants car nous travaillons en équipes de 2/8. Kelio nous permet donc de surveiller les entrées et sorties même quand personne du service RH n’est sur place et de voir les salariés qui sont présents » nous indique Madame Picaut.
Mobil-home Rideau utilise également le logiciel Kelio pour assurer une gestion précise de toutes les absences du personnel. Le service RH et les managers ont une vision globale sur le nombre de salariés présents, absents et pour combien de temps.
Madame Picaut nous confie qu’il s’agit d’un réel gain de temps pour l’entreprise :
Si j'avais la saisie à faire pour les 400 collaborateurs, cela représenterait une semaine de travail uniquement pour la saisie des absences. Avec la dizaine d’horaires que nous gérons, cela serait énormément de travail. Au vu de notre activité, nous ne pourrions pas faire sans outil de gestion des temps, cela serait impossible.
Comment Kelio s'interface-t-il avec d'autres logiciels ?
Chez mobil-home Rideau, le logiciel Kelio est interfacé avec le logiciel de gestion des intérimaires Pixid et avec le logiciel de paie Silaé.
Tout est dématérialisé et transféré dans l’outil de gestion de paie. Si en amont nous avons bien traité les anomalies des horaires et des absences, il n’y a aucune ressaisie à faire. C’est un vrai gain de temps.
Claire PICAUT, chargée RH
Comment gérer les congés et les absences grâce à un système de workflow ?
Pour poser leurs absences, les salariés de l’usine et le personnel intérimaire ont accès à la badgeuse Kelio Visio X7. Grâce à son écran tactile, les salariés peuvent s’identifier puis effectuer directement leurs demandes d’absences. Tous les salariés ont accès à leurs soldes d’absences, à la pose d’absences et également à une édition des horaires.
Pour valider les absences, ce sont les managers qui reçoivent et valident dans un premier temps les demandes de leur équipe. Dans un second temps, le service RH, qui a une supervision globale, vérifie que tous les soldes ont bien été respectés.
Le fait de responsabiliser les managers sur la gestion des absences, des horaires de leurs équipes, c’est pour moi super positif.
Claire PICAUT, chargée RH
Pourquoi utiliser le mode SaaS (Software as a Service) pour la pose des congés ?
Lors de son arrivée en 2020, Claire Picaut a changé la culture de l’entreprise en donnant aux collaborateurs un accès individuel à Kelio depuis chez eux. Les salariés permanents en CDI ont des droits spécifiques qui leur permettent de poser leurs absences depuis chez eux. Cette fonctionnalité d’accéder à Kelio à distance depuis son domicile, est possible grâce au mode SaaS. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder à l’application à tout moment, grâce à une simple connexion internet.
Chaque collaborateur peut alors réfléchir avec sa famille sur ses dates de congés et les poser directement sur Kelio. Cela évite d’arriver le lendemain matin en ayant oublié ce qui a été décidé la veille.
« Les collaborateurs sont contents de pouvoir avoir accès à Kelio depuis chez eux via un PC ou leur téléphone. C'est tout nouveau pour eux, tous n’ont pas encore ce réflexe, mais cette possibilité est de plus en plus souvent plébiscitée » nous précise Madame Picaut.
Paramétrage de Kelio : faut-il nécessairement faire appel au support ?
Au total, le service RH de mobil-home Rideau, doit gérer environ une dizaine d’horaires différents entre les temps pleins, les temps partiels, les alternants etc. Pour chaque horaire, la société a dû mettre en place un paramétrage différent et y affecter les profils des salariés. Madame Picaut nous indique qu’elle est complètement autonome sur le paramétrage.
Je fais mes propres horaires, mon propre paramétrage et je crée mes absences, mes motifs, mes profils, etc. Je crée tout. Je suis capable de créer des cycles dans les horaires, je n’ai donc pas foncièrement besoin du support Kelio. Je l’utilise uniquement si j’ai un point de blocage et que je n'arrive pas à trouver.
Le support client Kelio, accessible via la plateforme en ligne B-Support, est disponible afin de résoudre les difficultés rencontrées pour le paramétrage par les gestionnaires du logiciel. Les 80 conseillers du service support assurent un suivi personnalisé de chaque appel reçu et apportent une réponse dans un minimum de temps.
Pourquoi mettre en place un contrôle d'accès ?
Mobil-home Rideau, en pleine expansion, est en train de construire un nouveau site de production. L’objectif est de construire un bâtiment unique pour accueillir les trois lignes de production. L’un des bâtiments actuels deviendra un bâtiment de logistique pour entreposer toute la matière.
Mobil-home Rideau souhaite ainsi mettre en place un contrôle d’accès Kelio afin de sécuriser les accès et de contrôler les allées et venues dans l’entreprise.
Nous avons la volonté de sécuriser tout notre bâtiment pour éviter les vols et pour pouvoir contrôler qui rentre et qui sort de l'établissement. Nous allons donc installer, entre autre, un tourniquet sur le nouveau site de production.
Les + du logiciel SIRH
- Côté utilisateurs : autonomie et simplicité dans la pose des congés
- Côté managers : responsabilisation
- Côté RH : supervision
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