Comment fiabiliser sa gestion des temps et ses processus RH avec un logiciel SIRH ?

Comment fiabiliser la gestion des entretiens avec un SIRH ?

Avant la mise en place de la solution Kelio, Madame Rouilly-Mahe réalisait les entretiens sur papier et n’arrivait pas à exploiter correctement les données. Avec le logiciel SIRH Kelio, le service RH du groupe ALL Circuits a gagné du temps et amélioré ses processus.

Nous avons eu globalement un retour positif sur la partie évaluation, le côté dématérialisation est apprécié et le process beaucoup plus simple. Cela nous permet côté RH d’exploiter les données beaucoup plus simplement et efficacement, ce qui n’était quasiment pas possible lorsque nous traitions sur papier. Aujourd’hui, nous avons un suivi et une traçabilité.

Le groupe ALL Circuits a réalisé une enquête de satisfaction auprès des collaborateurs à l’issue de la première campagne afin de prendre en considération leurs demandes d’améliorations dans la mesure du possible pour la campagne suivante.

Comment appréhender le déploiement d’un SIRH de A à Z ?

Avant le lancement du déploiement de la solution, la société a été en étroite relation avec l’ingénieur commercial de son secteur géographique qui a pu analyser et prendre en compte les besoins des différents sites. "L’étude du dossier était complète et la relation commerciale était bien fluide", nous confie Madame Rouilly-Mahe.

Lors de l’installation de la solution, chaque administrateur reçoit une formation qui lui permet de prendre en main le logiciel Kelio. "Nous avons fait de bonnes formations auprès de l’équipe RH, des administrateurs et des key-users." Elles sont réalisées par les formateurs de Kelio qui, en tant qu’organisme de formation, est certifié Qualiopi.

Le déploiement par les consultants Kelio s’est déroulé suivant un planning serré et dans l’objectif de ne pas interrompre les activités quotidiennes des équipes RH.

Madame Rouilly-Mahe nous dit avoir apprécié "la disponibilité et la compréhension des formateurs qui gèrent à la fois les analyses, les paramétrages, les recettages, les formations et le déploiement. C’est bien d’avoir une personne vraiment dédiée chez Kelio sur l’intégralité de la mise en place avec des points d’avancement réguliers entre les chefs de projet et les différents acteurs."

Lorsque le logiciel Kelio est mis en place, le suivi est réalisé par le service support de l’entreprise. Chaque client dispose d’un accès à la plateforme BSupport laquelle, grâce à un système de tickets, permet aux conseillers supports de prendre en charge les différentes questions entrantes liées à l’utilisation du logiciel et de faciliter leurs résolutions. "Dès que nous avons une question le temps de réponse est bon et réactif. Les équipes de la hotline rappellent et prennent en charge nos demandes rapidement et efficacement", exprime Madame Rouilly-Mahe.

Comment accompagner l’adoption de la solution Kelio en interne ?

Auparavant les managers utilisaient déjà une solution de GTA mise en place à l’époque pour la gestion des anomalies, la validation des congés, la gestion des heures supplémentaires, la gestion des absences. La mise en place du logiciel GTA Kelio n’a pas occasionné de difficulté. Une fois qu’ils se sont familiarisés avec l’outil, les managers ont bien pris en main la planification et sa gestion.

Nous avons largement accompagné le changement d’outil auprès des collaborateurs par des supports, des procédures et des formations sur chaque module déployé qui ont facilité le changement. Le retour en interne est plutôt positif que ce soit pour les managers comme pour les collaborateurs.

Tous les modules n’ont pas été déployés en même temps afin de faciliter la mise en place et comme nous l’indique Madame Rouilly-Mahe : "Aujourd’hui nous sommes toujours dans l’exploration des différents modules. Nous essayons d’approfondir les possibilités et d’en tirer le maximum sur plein de domaines où nous ne sommes pas encore allés. Il y a encore plein de choses à découvrir dans la solution Kelio que nous n’exploitons pas encore."

Une des deux sociétés françaises du groupe ALL Circuits, en l'occurence BMS Circuits, basée à Mouguerre, vient d’intégrer dans son effectif une infirmière, et souhaite exploiter dans le logiciel SIRH, la gestion des visites médicales, et également approfondir le module actualités et documents