Logo-Bodet-Software-2016
NEEM EEN VOORSPRONG
 
 

De digitale handtekening met Kelio

Het is voorbij met papieren rompslomp, kies voor de digitale handtekening met de software van Kelio
Laat u overtuigen door de eenvoud en het gebruiksgemak!

Laat uw HR documenten op afstand ondertekenen: werkcontract, verslag over het einde van de periode, interne regelgeving ...
Het beheren van handtekeningen en archiveren van ondertekende documenten was nog nooit zo makkelijk!

TijdregistratieReferenties

Wat zijn de voordelen van de digitale handtekening?

Wat zijn de voordelen van de digitale handtekening?

Versnel het uitvoeren van administratieve taken door te kiezen voor de digitale handtekening. Het digitaliseren van uw ondertekening proces heeft vele voordelen:

  • Kostenverlaging: afschaffen van verwerking van papieren en portokosten voor verzending,
  • Belangrijke milieuvoordelen door het afschaffen van papier,
  • Verkorten van de wachttijden bij het opmaken van contracten, met name bij indiensttreding van een nieuwe medewerker,
  • Belangrijke tijdwinst foor de HR afdeling, waardoor deze minder tijd hoeft te besteden aan administratieve taken. Uitzoeken, printen, bijvoegen, versturen, archiveren, ... het zijn tijdrovende bewerkingen die weinig toegevoegde waarde hebben, en die snel vergeten zullen zijn dankzij de digitale handtekening,
  • Certificatie van de identiteit van de ondertekenaars en integriteit van ondertekende documenten,
  • Individuele en groepsgewijze validatie van te ondertekenen documenten,
  • Automatisch archiveren van alle ondertekende documenten in Kelio.

Een eenvoudig proces om de handtekening op uw HR documenten digitaal te maken.

Geen papierwerk meer, geen postverzending en verdwenen documenten!

Dankzij de volledig geïntegreerde digitaliseringsmodule kunt u de rapporten einde periode laten ondertekenen die in Kelio zijn aangemaakt, maar ook uw externe documenten (alleen in pdf formaat):

  • Algemene, zoals gezondheidsvoorschriften en huishoudelijk reglement,
  • Individuele, zoals functieomschrijvingen.

Als HR medewerker:

Stap 1

Ik configureer mijn handtekening sjablonen afhankelijk van het soort document

Stap 2

Ik maak mijn documenten aan in Kelio of importeer ze in pdf formaat

Stap 3

Ik laat ze verifiëren en bevestigen door mijn directie met de toevoeging van de bedrijfshandtekening

Stap 4

Als de documenten eenmaal verstuurd zijn, volg ik het verloop van de HR documenten en kan ik ze opnieuw versturen, maar ook intrekken als er een fout gemaakt is of het proces gestopt wordt.

Stap 5

Ik raadpleeg mijn gebruik van de handtekeningen in de tijd

Stap 6

Ik verzamel en archiveer automatisch de ondertekende documenten. Ik kan ze bekijken en afdrukken.

Als ondertekenaar:

Stap 1

Ik klik in een e-mail die me informeert dat ik een document moet ondertekenen

Stap 2

Ik lees het document in zijn geheel door

Stap 3

Ik klik om het ondertekening proces te starten

Stap 4

Ik voer de unieke code in die ik per sms/e-mail heb ontvangen om mijn identiteit te bevestigen

Stap 5

Als het document door iedereen is ondertekend ontvang ik een e-mail om het document te downloaden en te bewaren

 

Hoe mijn documenten te volgen en archiveren?

Hoe mijn documenten te volgen en archiveren?

Een statusoverzicht geeft u de mogelijkheid om de voortgang van ter ondertekening verstuurde documenten te volgen over een gekozen periode.

De sorteer en filteropties stellen u in staat om late ondertekenaars snel te herinneren, of om het proces terug te draaien als een fout is gemaakt.

Als de documenten eenmaal ondertekend zijn, dan worden ze automatische gearchiveerd in uw beveiligde Kelio opslagruimte, met de optie om ze te sorteren en te downloaden.

Een audit trail bestand garandeert u de authenticiteit van het document en de ondertekenaar.

Ontdek hoe u uw HR handtekeningen kunt digitaliseren

een eenvoudige, praktische en aangepaste tariefstelling

Kelio heeft het u gemakkelijk gemaakt door een 'all-in' prijs per handtekening te hanteren:

  • De handtekening van de ondertekenaar,
  • Het versturen van een SMS met de unieke authenticatiecode om de handtekening te bevestigen,
  • De bedrijfshandtekening van uw directie (bedrijf in de zin van zowel juridische entiteit als rechtspersoon)*,
  • Het versturen van een e-mail aan iedere ondertekenaar met een link om het eenmaal ondertekende document te downloaden,
  • Het ontvangen en opslaan van ondertekende documenten voor het bedrijf in een beveiligde omgeving op uw Kelio server. 

* Kelio vereenvoudigd uw bedrijfshandtekening (server stamp) met behulp van een bevestigingsscherm voor het versturen van te ondertekenen documenten, en waarmee u ook een digitale bevestiging op bedrijfsniveau kunt toevoegen met een bedrijfscertificaat. (lange termijn certificaat dat niet beperkt is tot een enkele handtekening bewerking).

Uw 'fiatteur' wordt ook digitaal en helpt om fouten voor het verzenden te voorkomen, en vooral om elk HR document te voorzien van een rechtsgeldige bedrijfshandtekening.

U betaald alleen wat u verbruikt!

  • Facturatie per kalenderkwartaal,
  • Facturatie per staffel van gebruikte handtekeningen
  • Dalende prijs: hoe meer u verbruikt, des te lager de prijs per handtekening.

Vereenvoudig het ondertekenen van uw HR documenten

Wat is het juridische kader van de digitale handtekening?

Wat is het juridische kader van de digitale handtekening?

Als een digitale handtekening is gevalideerd door een certificeringsinstantie heeft de digitale handtekening dezelfde waarde als een handmatige handtekening.

De digitale handtekening op een digitaal document garandeert:

  • De identiteit van de ondertekenaar (op duidelijke en unieke wijze),
  • De integriteit van het ondertekende document (na ondertekening kan geen enkele wijziging meer worden gedaan),
  • Het onherroepelijk maken van het ondertekende document door de ondertekenaar (de ondertekenaar kan ondertekening niet ontkennen)

logo eIDAS

Sinds 1 juli 2016 is eIDAS de Europese standaard geworden die voorziet in een juridisch kader en harmonisatie van richtlijnen met betrekking tot het gebruik van handtekeningen binnen de gehele Europese Unie.

Kelio bevat automatisch de beschikbaarheid van een audit trail bestand dat het proces van digitale ondertekening voor elk ondertekend document certificeert.

Toon mij hoe ik mijn ondertekening processen kan digitaliseren

logo Connective

Connective : onze vertrouwenspartner

Om u deze functionaliteit aan te kunnen bieden heeft Bodet software ervoor gekozen om samen te werken met de certificeringsinstantie Connective.
Dit is voor u de garantie dat wordt voldaan aan de internationale en Europese regelgeving.

Deze vertrouwenspartner voldoet aan de eIDAS wet- en regelgeving. Deze samenwerking onderschrijft en respecteert de verplichtingen die voortvloeien uit de AVG.

Kelio - tool voor verlof- en afwezigheidsbeheer

De voordelen van Kelio

  • Tijdwinst bij dagelijkse HR werkzaamheden
  • Kostenverlaging
  • Kortere doorlooptijden bij opmaken van contracten
  • Certificatie van de authenticiteit van ondertekende documenten
  • Kwartaalfacturatie op basis van verbruik.