Gestion des notes de frais

Libérez votre entreprise de la lourdeur administrative des notes de frais

Simplifiez la gestion des notes de frais dans votre entreprise grâce au module Kelio Notes de frais. Grâce à son interface très simple, vous centralisez et gérez par workflow les frais de votre entreprise.

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Saisissez simplement vos notes de frais

Grâce à une interface très simple, vos collaborateurs pourront saisir rapidement leurs notes de frais. Le logiciel de gestion des notes de frais 'Kelio - Notes de Frais' s’adapte à votre politique de remboursement pour vous permettre de mieux maîtriser les frais de vos salariés :

  • Gestion des frais au forfait / réel / réel plafonné, etc.
  • Indemnités kilométriques soumises à trajet pré-programmé
  • Gestion des véhicules de société
  • Suivi multi-devises
  • Répartition par axes analytiques

Les barèmes de remboursement peuvent également être adaptés selon le profil de chacun (commerciaux, techniciens, direction…). Les circuits de validation peuvent être différents selon les catégories de notes de frais.

Il est également possible d'imputer les frais à votre plan de formation en utilisant le logiciel de gestion de la formation - Kelio Formation.

Logiciel de gestion des frais professionnels sur smartphone

Gestion depuis votre smartphone

L'application Kelio Mobile permet de réaliser des notes de frais directement depuis un smartphone et de prendre en photo les justificatifs. Vos collaborateurs peuvent ainsi saisir leurs notes de frais au fur et à mesure des dépenses lors de leurs déplacements.

Kelio Mobile - Notes de frais est compatible avec les systèmes d'exploitation Android et iOS.

Processus RH de validation des notes de frais

Validation grâce à un workflow pratique

Avec cette solution, la validation des notes de frais est simplifiée : chaque manager reçoit une alerte par mail lors de la saisie d’une note de frais par un de ses collaborateurs. Le manager peut alors valider les notes de frais de son équipe depuis son PC ou son smartphone, simplifiant ainsi ses process de gestion RH.

Le délai de validation est raccourci et le remboursement des frais est plus rapide.

Toutes les notes de frais sont éditables afin d'y joindre les justificatifs obligatoires pour le remboursement.

Tableau de bord des notes de frais

Réalisez simplement des tableaux de bords

Suivez la validation de vos notes de frais et exportez ces données grâce aux exports personnalisables sous Microsoft Excel® à des fins statistiques. Vous disposez en standard de différents tableaux de bord qui vous permettront d’analyser les différentes informations fournies par votre logiciel. Par exemple, vous pouvez contrôler la répartition des frais par type de frais, par service, par salarié.

Un tableau de suivi vous permet également de piloter en un seul coup d’œil, l’état d’avancement des validations et remboursements.

Kelio - Gestion des Notes de Frais

Les (+) Kelio

  • Workflow de validation des notes de frais
  • Enregistrement comptable de la note de frais
  • Gestion des profils utilisateurs pour faciliter la saisie
  • Ventilation analytique (par client, projet, dossier, etc.)
  • Édition des notes de frais
  • Statistiques
  • Lien avec le module Kelio Formation
L’offre Kelio SIRH est disponible uniquement en France.

Témoignages

Une digitalisation réussie de la fonction RH

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« Kelio Notes de Frais est utilisé par tous les collaborateurs itinérants et même les personnes les plus récalcitrantes au départ l'ont adopté en moins de 15 jours. Aujourd’hui, 100 % des utilisateurs sont satisfaits de cette solution. »

Vincent Moret
Directeur RH.

 

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