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Les réglementations pour la mise en place d’une pointeuse horaire

Quelle est la législation pour l'installation d'une pointeuse au travail ?

La mise en œuvre d’un système de pointage horaire dans une organisation est soumise à un cadre réglementaire et légal complexe. Avant toute mise en place d'une pointeuse horaire, le chef d’entreprise doit s’informer de ses obligations. Tour d’horizon des différents éléments à connaître.

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Qui est concerné par le pointage horaire en entreprise ?

La loi en France oblige l’employeur à décompter la durée du travail pour les salariés ne suivant pas un horaire collectif (Article L3171-2 du Code du travail). Cela concerne donc les personnes à temps partiel, en horaires variables ou individualisés. Ce décompte permet notamment de faire un suivi des temps travaillés, des éventuels dépassements mais aussi des temps de repos quotidien, hebdomadaire et des repos compensateurs. Ces éléments doivent être fournis aux collaborateurs mais peuvent aussi être demandés par l’inspection du travail en cas de contrôle.

Pour les salariés au forfait jours, qui ne sont pas soumis aux durées maximales du travail, l’employeur est néanmoins tenu de décompter les journées et demi-journées travaillées. Les entreprises en France ont en effet l’obligation de s’assurer du respect des temps de repos de leurs cadres. Bodet Software propose un système de déclaration de présences sans enregistrement d’heure, afin de permettre le pointage des cadres au forfait, dans le respect des particularités de leur statut.

À noter : le dispositif de pointage ne doit pas entraver la liberté d’aller et venir des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat. Le système de pointage ne peut pas non plus être utilisé pour contrôler le respect de leurs heures de délégation (voir CNIL).

Un système de pointage est-il obligatoire dans une entreprise ?

Jusqu’à récemment, la loi en France n’imposait pas de moyen spécifique pour le contrôle des temps travaillés.

Mais dans un arrêt du 14 mai 2019, la Cour de Justice de l’UE a estimé que seul un système de pointage des heures était à même de veiller au respect des droits des travailleurs, en matière de temps travaillés et de temps de repos. Une évolution de la réglementation sur les dispositifs de pointage dans les entreprises en Union Européenne est donc susceptible de se produire dans le futur.

Un système de pointage permet en effet un décompte objectif et fiable des temps travaillés. Le pointage est applicable à tous les collaborateurs de l’entreprise aussi bien les salariés que les intérimaires.

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Quelles réglementations s’appliquent aux systèmes de pointage et de gestion des temps en entreprise ?

La mise en place d’un système de pointage et de gestion des temps est soumise :

  • À la réglementation européenne, notamment au RGPD,
  • Aux lois et règlementations propres à chaque pays,
  • Aux conventions collectives spécifiques à chaque secteur d’activité,
  • Aux accords d’entreprises,
  • Aux pratiques de l’entreprise concernée.
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Comment gérer le pointage horaire en entreprise dans le cadre du RGPD ?

L’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général pour la Protection des données personnelles) impose à toute organisation de veiller à la protection et sécurité des données traitées dans le cadre d’un système de pointage.
Un logiciel de pointage permet d’identifier les personnes et trace leurs horaires de travail. Il entre donc dans le champ d’application du RGPD et doit tenir compte de la protection de la vie privée :

  • Sécurisation des données personnelles liées à la gestion des temps,
  • Gestion des droits d’accès,
  • Exercice du droit à la consultation et à la modification.

Choisir une pointeuse pour une entreprise de l’UE n’a donc rien d’anodin. La conformité des pratiques de pointage d’une entreprise au regard du RGPD doit être évaluée avant la mise en place du système. Les éditeurs de logiciels de pointage expérimentés, comme Bodet Software, sont à même de vous accompagner sur ces problématiques de mise en conformité.

À noter : depuis l’entrée en application du RGPD le 25 mai 2018, il n’est plus obligatoire pour les entreprises françaises de déclarer leurs fichiers de gestion des temps auprès de la CNIL.

Visio X7 FR reglementations

Quelles sont les obligations du chef d’entreprise lors de l’installation d’une pointeuse ?

Plusieurs obligations s’imposent au chef d’entreprise en France lors de la mise en place d’un dispositif de pointage horaire. Il doit :

  • Informer et consulter le CSE, Comité Social et Économique - Article L2312-38 du Code du travail. Cette consultation est obligatoire préalablement à la décision de mise en œuvre d’une pointeuse dans une entreprise et porte sur les moyens ou les techniques permettant le contrôle de l’activité des salariés. L’employeur pourra être amené à expliquer ses motivations quant à la mise en place d’une pointeuse dans son entreprise.
  • Informer les salariés en amont de la mise en place du dispositif de pointage et de collecte des temps de travail - Article L1222-4 du Code du travail . La CNIL précise les informations à transmettre aux salariés concernés par la mise en place du pointage horaire.
  • S’assurer que les traitements de données personnelles résultant de la mise en place du pointage horaire soient intégrés au registre de traitements de l’entreprise (RGPD article 30), même pour les entreprises de moins de 250 salariés.
  • Mettre en œuvre des mesures de sécurité pour s’assurer que seules les personnes habilitées accèdent aux informations concernant les salariés et leurs temps de travail : politique d’habilitation, contrôle des accès au système d’information (gestion des profils d’utilisateurs, politique de gestion des mots de passe, double authentification), traçabilité des actions réalisées dans le logiciel, etc…

Quelles précautions prendre pour assurer la conformité de son dispositif de pointage horaire ?

PRÉCAUTIONS DANS LE CHOIX D’UNE POINTEUSE

L’existence d’un matériel de pointage sur le marché ne garantit pas sa conformité aux réglementations locales.
À titre d’exemples :

PRÉCAUTIONS LIÉES À LA SÉCURITÉ DU DISPOSITIF DE GESTION DES TEMPS

Rappelons qu’au-delà du matériel de pointage choisi, la sensibilisation et la formation spécifique des personnels administrant le système sont primordiales pour assurer le respect des droits des salariés et la protection de leurs données personnelles.

  • Préférez un logiciel de pointage intégrant un historique des actions réalisées par les utilisateurs
  • Veillez à la sécurisation des connexions entre les pointeuses et les logiciels de recueils des temps
  • Vérifiez que les applications de suivi des temps sur smartphone sont indépendantes du paramétrage de l’heure sur le téléphone.

FORMATION DU PERSONNEL HABILITÉ : UNE ÉTAPE INCONTOURNABLE

Rappelons qu’au-delà du dispositif de pointage choisi, la sensibilisation et la formation spécifique des personnels administrant le système sont primordiales pour assurer le respect des droits des salariés et la protection de leurs données personnelles.

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