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Comment optimiser la gestion des plannings du personnel ?

Logiciel de gestion de planning horaire et planification sous contraintes

La planification des Ressources Humaines et l'organisation des horaires de travail sont des enjeux stratégiques pour les entreprises, qui sont confrontées à la nécessité de gérer les flux d'activités irréguliers et d'optimiser au maximum les moyens humains disponibles tout en veillant à respecter la législation du travail.

Gestion des TempsNos références

Qu’est-ce que la gestion de planning horaire ?

La gestion du planning du personnel, ou planification des Ressources Humaines, consiste pour une organisation à :

  • Organiser le travail des collaborateurs ; définir les horaires et distribuer les tâches,
  • Optimiser les moyens humains disponibles pour un poste de travail, en fonction des compétences et disponibilités de chacun,
  • Coordonner la gestion du planning entre équipes,
  • Gérer les imprévus et flux d'activités irréguliers, afin d’éviter les situations de sous-effectifs ou sureffectifs.

tout en tenant compte :

  • Des objectifs de production ou de services,
  • De la législation du travail (temps de repos, jours travaillés…),
  • Du respect de l’équité au travail entre collaborateurs,
  • Des attentes individuelles pour une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.

 

La planification horaire est essentielle pour assurer l’efficacité et la continuité de service dans les organisations où la coordination du personnel est indispensable :

  • hôpitaux, CHU, cliniques, laboratoires d’analyses biomédicales, maisons de santé, EPHAD,
  • restaurants,
  • entreprises de nettoyage,
  • centres d’appels, centres de services,
  • transports routiers,
  • magasins employant des vendeurs et hôtes/hôtesses de caisses,
  • usines en gestion de production continue,
  • etc.

 

Bien que souvent plébiscitée dans les organisations, la gestion du personnel via Excel© comporte de nombreux écueils, provoquant des pertes de temps et multipliant les risques d’erreurs :

  • Multiplication des plannings entre les équipes,
  • Mises à jour manuelles et répétitives,
  • Pas d’intégration des objectifs de production, des congés et absences, ni des contraintes de planification, etc.

A l’inverse, un logiciel de planification des horaires offre une vision centralisée de l’organisation du travail. Il permet de gérer les salariés efficacement en ajustant les ressources humaines en fonction des objectifs de fonctionnement et en suivant des indicateurs de performance.

Découvrez comment gérer efficacement vos plannings DU PERSONNEL

logiciel de planification du personnel

Une planification des ressources humaines efficace avec le logiciel de planification Kelio

Le logiciel de gestion des plannings Kelio Planification est un outil de gestion combinée des horaires, des absences, et des activités des salariés. Il assure la parfaite adéquation entre les effectifs, les compétences disponibles et la charge de travail planifiée, tout en respectant la législation du travail (temps de repos, temps de travail maximum, etc).

Simple d’utilisation, le logiciel de Planification Kelio permet d’optimiser votre organisation du travail grâce à ses fonctionnalités avancées :

  • Gestion des plannings horaires, des plannings d’absences et de congés,
  • Alertes en cas de non-respect des contraintes légales et de temps de travail,
  • Ecran d’affichage ultra-personnalisable,
  • Préparation automatiques de plannings intégrant de multiples contraintes,
  • Gestion de prêts, remplacements et personnels provisoires,
  • Suivi de l’adéquation des ressources en fonction des fluctuations d’activités et mise en évidences des sous- et sureffectifs,
  • Diffusion facile des plannings : via e-mails, SMS, éditions, affichage dans l’espace personnel du salarié.
Je souhaite une démonstration personnalisée
Gestion des plannings - Emploi du temps quotidien

Une gestion de planning du personnel visuelle et ergonomique

Reproduisez exactement votre organisation de travail, avec des plannings facilement paramétrables par les utilisateurs. Kelio Planification propose de multiples options et possibilités d'affichage :

  • Espace de travail intuitif et personnalisable : large choix de couleurs et d’icônes,
  • Fonctionnalités ergonomiques : copier-coller, actions groupées, plannings types à dérouler, etc.
  • Module 100% web pour une rapidité d’affichage et un meilleur confort d’utilisation,
  • Echelle de temps modifiable : affichage du planning d’équipes à l'année, mois, semaine, jour, heure,
  • Filtrage personnalisé des groupes de salariés à afficher sur le planning du personnel,
  • Affichage modulable des postes de travail - par ligne, colonnes ou dossiers - pour représenter chaque organisation de travail spécifique,
  • Mise en évidence des sous-et sureffectifs sur les plannings d’équipe
  • Tableaux de bord et éditions personnalisables.
Planification des ressources humaines conformes aux réglementations

Une gestion de plannings respectueuse des contraintes légales et conventionnelles

Sécurisez vos plannings d’équipes avec Kelio Planification grâce à des alertes qui vous informent en cas de non-respect des contraintes légales :

  • Du temps de travail journalier / hebdomadaire maximum,
  • Du temps de travail hebdomadaire moyen sur X semaines,
  • Du temps de repos minimum entre 2 journées de travail.

Kelio Planification vous permet également d’ajouter des alertes liées à vos propres règles d’organisation interne. Vous pouvez mettre en place des contrôles sur :

  • Les heures supplémentaires, les heures de nuit, etc.
  • L'objectif d'annualisation / modulation.
  • Les soldes de congés, RTT, etc.

Ces alertes peuvent être paramétrées comme bloquantes ou informatives.

Un planning horaire partagé et mis à jour en temps réel

Le logiciel de planning du personnel Kelio intègre l'ensemble des plannings de votre organisation dans une base de données unique.

La gestion des plannings des équipes est ainsi :

  • partagée et accessible de façon centralisée par les managers, les salariés et le service RH,
  • mise à jour en temps réel, avec intégration des absences et des congés des salariés,
  • simplifiée : les opérations de prêt et partage de personnel sont simplifiées et la charge de travail est facilement répartie sur l’ensemble des salariés et intérimaires.

Contrairement à une gestion du personnel opérée sur des tableurs individuels Excel© dans chaque service, le planning horaire partagé Kelio vous offre une vision globale et actualisée de votre organisation du travail.

JE VEUX METTRE EN PLACE UNE PLANIFICATION EFFICACE

Congés, décomptes d’heures, équité : centralisez toute l’information sur votre planning du personnel Kelio

Le module Kelio Planification intègre, en standard, toute la puissance du calculateur de Gestion des Temps et permet aux managers de suivre en temps réel l'ensemble des compteurs de leur organisation. Ils visualisent ainsi depuis leur planning :

  • Les compteurs horaires individuels et collectifs,
  • Les alertes et anomalies afin de veiller à l'équité entre collaborateur,
  • L'impact des absences et congés des collaborateurs sur la couverture des besoins par poste de travail (possibilité de gérer les congés via Microsoft Outlook©),
  • Les écarts entre compteurs d'heures réalisées et planifiées.
optimiser l'allocation des ressources humaines

Identifiez facilement les sous-effectifs et les sureffectifs

En facilitant le traitement des sous-effectifs et les sureffectifs, Kelio Planification permet d’optimiser l'allocation des ressources humaines nécessaires à la réalisation du travail planifié :

En cas de sous-effectif :

  • Recherche de ressources internes disponibles et aux compétences similaires,
  • Demande de ressources intérimaires depuis Kelio Planification, grâce à un formulaire transmis au service des ressources Humaines ou aux agences d’intérim,
  • Gestion de salariés provisoires.

En cas de sureffectif :

  • Mise à disposition de personnel auprès d’autres services de l’entreprise,
  • Mise en repos de collaborateurs.

Comment préparer facilement les plannings du personnel ?

Kelio Planification permet de :

  • Répliquer facilement des plannings hebdomadaires types,
  • Proposer des calculs automatiques de besoins en ressources, en fonction de variables d’activité intégrables à l’outil ou importées de bases de données externes (quantités à produire, objectifs de l’année précédente, nombre de commandes à expédier, etc).
  • Construire différents plannings préparatoires, sans impact réel sur les salariés, avant de choisir le planning définitif,
  • Générer des propositions automatiques de plannings : l’outil positionne les collaborateurs disponibles sur les postes de travail de manière à couvrir les besoins, en tenant compte des notions de priorité, de règles légales et de contraintes définies sur les postes (exemples : compétences requises, salariés prioritaires, salariés non-autorisés…). Cette proposition de planning peut être ajustée avant application.

Je souhaite suivre en temps réel mes différents compteurs

Une planification optimisée sous-contraintes

Pour répondre aux besoins de planification très optimisée, propres à certains secteurs d’activité comme la grande distribution, les centres d’appels ou la restauration, Bodet Software a noué un partenariat avec Holy-Dis, éditeur de logiciels français spécialisé dans la planification optimisée des ressources humaines, pour proposer une solution adaptée grâce à une interface native et transparente entre Kelio et Planexa® ou Timesquare®.
Cette interface permet une gestion unifiée des plannings et des temps de présence en évitant les ressaisies.

Optimisation des plannings grâce à Planexa® :

  • Exploitation des données d'activités.
  • Création de plannings adaptés à la fréquentation ou à l'activité.
  • Respect des contraintes légales.

Simplication des badgeages grâce à la solution Kelio :

  • Collecte des temps de travail via badgeuse.
  • Gestion des pauses à durée conditionnée.
  • Consultation des résultats personnels (crédit/débit, solde d'absences...).

Vous souhaitez augmenter votre productivité lors de la création de planning ?

Kelio - Planification des ressources humaines

Les (+) Kelio

  • Solution 100% web
  • 3 niveaux de planification d’activités personnalisables : tâches / centres de charges / projets
  • Planification des horaires, absences, postes de travail, activités, projets…
  • Alertes en temps réel
  • Éditions et rapports ultra-personnalisables
  • Prêt, remplacement et mise en disponibilité des ressources
  • Visualisation à la journée, ½ journée, 1/3 jour, heure à heure
  • Planning facilement diffusable : impression, e-mail, SMS

Témoignages - Nos cas clients en Planification RH

Une planification plus efficace

Léa Nature - client en planification du personnel
« Avec Kelio Planification, les managers ont accès à toutes les informations nécessaires à la réalisation d’un planning optimisé tout en s’assurant de respecter la législation. »

Pierre Bouyé
Chargé de l’administration du personnel.

Une solution simple et personnalisable

Bridor - client en planification du personnel
« Les managers apprécient particulièrement la facilité d’utilisation et le fait d’avoir une vision globale sur les badgeages, les compteurs (absences, annualisation, etc.) en temps réel. Cela sécurise et facilite la réalisation de leur planification. »

Christèle Decaen
Responsable Emploi et Formation.

Une planification simple à utiliser

Logo Agaphone
« Le module Kelio Planification nous a permis de gagner 1 à 1,5 jour de travail par semaine. »

Caroline LECARPENTIER
DRH.

 

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