Planification des Ressources Humaines

Gestion des plannings et planification sous contraintes

La planification des ressources humaines et l'organisation des horaires de travail est un enjeu stratégique pour les entreprises confrontées à la nécessité de gérer les flux d'activités irréguliers et d'optimiser au maximum les moyens humains disponibles tout en veillant à respecter la législation du travail.

Gestion des TempsNos références

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Qu’est-ce que la gestion des plannings ?

La gestion des plannings, ou planification des ressources humaines, consiste pour une organisation à :

  • Organiser le travail des collaborateurs en définissant leurs horaires et en leur distribuant les tâches
  • Optimiser les moyens humains disponibles pour un poste de travail, en fonction de leurs compétences et disponibilité
  • Gérer les imprévus et flux d'activités irréguliers, afin d’éviter les situations de sous-effectifs ou sureffectifs.

Tout en tenant compte :

  • Des objectifs de production ou de services
  • De la législation du travail (temps de repos, jours travaillés…)
  • Du respect de l’équité au travail entre collaborateurs
  • Des attentes individuelles pour une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle

La planification est un outil à la fois très opérationnel pour les managers et très stratégique pour les entreprises. En proposant une vision centralisée de l’organisation du travail, elle permet d’anticiper les ressources nécessaires en fonction des objectifs de fonctionnement et de suivre des indicateurs de performance.

Découvrez comment gérer efficacement vos plannings

logiciel de planification du personnel

Une planification des ressources humaines optimale avec les logiciels Kelio

Le module de gestion des plannings Kelio Planification est un outil de gestion combinée des horaires, des absences, et des activités des salariés. Il assure la parfaite adéquation entre les effectifs, les compétences disponibles et la charge de travail planifiée, tout en respectant la législation du travail (temps de repos, temps de travail maximum, etc).

Simple d’utilisation, le logiciel Kelio Planification permet d’optimiser votre organisation du travail grâce à ses fonctionnalités avancées.

Avec le logiciel Kelio Planification, vous pouvez également gérer simplement vos plannings horaires de temps de travail ainsi que les plannings d'absences et de congés de vos collaborateurs. Vous pouvez simplement adapter les plannings de travail en fonction des fluctuations d'activités ou des imprévus.

Je souhaite une démonstration personnalisée
Gestion des plannings - Emploi du temps quotidien

Une gestion des plannings visuelle et ergonomique

Reproduisez exactement votre organisation de travail, avec des plannings facilement paramétrables par les utilisateurs. Kelio Planification propose de multiples options et possibilités d'affichage :

  • Espace de travail intuitif et personnalisable : large choix de couleurs et d’icônes
  • Fonctionnalités ergonomiques : copier-coller, actions groupées, plannings types à dérouler, etc.
  • Module 100% web pour un meilleur confort d’utilisation
  • Echelle de temps modifiable : affichage du planning à l'année, mois, semaine, jour, heure
  • Filtrage personnalisé des groupes de salariés à afficher sur le planning
  • Affichage modulable des postes de travail - par ligne, colonnes ou dossiers - pour représenter chaque organisation de travail spécifique
  • Mise en évidence des sous-et sureffectifs
  • Tableaux de bord et éditions personnalisables
Planification des ressources humaines conformes aux réglementations

Des plannings respectueux des contraintes légales et conventionnelles

Sécurisez votre organisation avec Kelio Planification grâce à des alertes qui vous informent en cas de non-respect des contraintes légales :

  • Du temps de travail journalier / hebdomadaire maximum.
  • Du temps de travail hebdomadaire moyen sur X semaines.
  • Du temps de repos minimum entre 2 journées de travail.

Kelio Planification vous permet également d’ajouter des alertes liées à vos propres règles d’organisation interne. Vous pouvez mettre en place des contrôles sur :

  • Les heures supplémentaires, les heures de nuit, etc.
  • L'objectif d'annualisation / modulation.
  • Les soldes de congés, RTT, etc.

Ces alertes peuvent être paramétrées comme bloquantes ou informatives.

Un planning partagé et mis à jour en temps réel

Contrairement aux outils et tableaux individuels ou propres à chaque service, le logiciel de gestion des plannings Kelio intègre dans une base de données unique l'ensemble des plannings de votre organisation. Accessible de façon centralisée par les managers, les salariés et le service RH, la vision est partagée en temps réel. Les opérations de prêt et partage de personnel sont simplifiées et la charge de travail est facilement répartie sur l’ensemble des personnels et intérimaires.

Le module Kelio Planification intègre, en standard, toute la puissance du calculateur de Gestion des Temps et permet aux managers de suivre en temps réel l'ensemble des compteurs de leur organisation. Ils visualisent ainsi depuis leur planning :

  • Les compteurs horaires individuels et collectifs
  • Les alertes et anomalies afin de veiller à l'équité entre collaborateur
  • L'impact des absences et congés des collaborateurs sur la couverture des besoins par poste de travail
  • Les écarts entre compteurs d'heures réalisées et planifiées.
optimiser l'allocation des ressources humaines

Identifiez facilement les sous-effectifs et les sureffectifs

En facilitant le traitement des sous-effectifs et les sureffectifs, Kelio Planification permet d’optimiser l'allocation des ressources humaines nécessaires à la réalisation du travail planifié :

En cas de sous-effectif :

  • Recherche de ressources internes disponibles et aux compétences similaires
  • Demande de ressources intérimaires depuis Kelio Planification, grâce à un formulaire transmis au service des ressources Humaines ou aux agences d’intérim
  • Gestion de salariés provisoires

En cas de sureffectif:

  • Mise à disposition de personnel auprès d’autres services de l’entreprise
  • Mise en repos de collaborateurs

Aide à la préparation de la planification

Kelio Planification permet de :

  • Répliquer facilement des plannings hebdomadaires types
  • Proposer des calculs automatiques de besoins en ressources, en fonction de variables d’activité directement intégrables à l’outil ou importées de bases de données externes (quantités à produire, objectifs de l’année précédente, nombre de commandes à expédier, etc).
  • Construire différents plannings préparatoires, sans impact réel sur les salariés, avant de choisir le planning définitif.
  • Générer des propositions automatiques de plannings : l’outil positionne les collaborateurs disponibles sur les postes de travail de manière à couvrir les besoins, en tenant compte des notions de priorité, de règles légales et de contraintes définies sur les postes (exemples : compétences requises, salariés prioritaires, salariés non-autorisés…). Cette proposition de planning peut être ajustée avant application.

Je souhaite suivre en temps réel mes différents compteurs

Une planification optimisée sous-contraintes

Pour répondre aux besoins de planification très optimisée, propres à certains secteurs d’activité comme la grande distribution, les centres d’appels ou la restauration, Bodet Software a noué un partenariat avec Holy-Dis, éditeur de logiciels français spécialisé dans la planification optimisée des ressources humaines, pour proposer une solution adaptée grâce à une interface native et transparente entre Kelio et Planexa® ou Timesquare®.
Cette interface permet une gestion unifiée des plannings et des temps de présence en évitant les ressaisies.

Optimisation des plannings grâce à Planexa® :

  • Exploitation des données d'activités.
  • Création de plannings adaptés à la fréquentation ou à l'activité.
  • Respect des contraintes légales.

Simplication des badgeages grâce à la solution Kelio :

  • Collecte des temps de travail via badgeuse.
  • Gestion des pauses à durée conditionnée.
  • Consultation des résultats personnels (crédit/débit, solde d'absences...).

Vous souhaitez augmenter votre productivité lors de la création de planning ?

Kelio - Planification des ressources humaines

Les (+) Kelio

  • Solution 100% web
  • 3 niveaux de planification d’activités personnalisables : tâches / centres de charges / projets
  • Planification des horaires, des absences, des postes de travail, des activités, projets…
  • Alertes en temps réel
  • Éditions ultra-personnalisables
  • Prêt, remplacement et mise en disponibilité des ressources
  • Visualisation à la journée, ½ journée, 1/3 jour, heure à heure
  • Planning facilement diffusable : impression, e-mail

Témoignages - Nos cas clients en Planification RH

Une planification plus efficace

Léa Nature - client en planification du personnel
« Avec Kelio Planification, les managers ont accès à toutes les informations nécessaires à la réalisation d’un planning optimisé tout en s’assurant de respecter la législation. »

Pierre Bouyé
Chargé de l’administration du personnel.

Une solution simple et personnalisable

Bridor - client en planification du personnel
« Les managers apprécient particulièrement la facilité d’utilisation et le fait d’avoir une vision globale sur les badgeages, les compteurs (absences, annualisation, etc.) en temps réel. Cela sécurise et facilite la réalisation de leur planification. »

Christèle Decaen
Responsable Emploi et Formation.

 

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