Comment installer une pointeuse en entreprise ?
Quelques précautions s’imposent lors de l’installation d’une pointeuse afin de respecter la réglementation et d’assurer l’adoption du dispositif de pointage par les salariés.
Quels sont les points d’attention lors de la mise en place d’une pointeuse ?
L’instauration d’un système de pointage représente un changement dans l’organisation qu’il est indispensable de bien accompagner.
Au préalable, le chef d’entreprise a pour obligation, en France, de consulter le CSE et d’informer les salariés de la mise en place d’un dispositif de pointage et de gestion du temps, selon des modalités spécifiques.
Au-delà de l’information obligatoire, la communication est essentielle. Expliquer les raisons de la mise en place d’un système de pointage permettra de lever d’éventuelles résistances :
- Protection des droits des salariés
- Mise en conformité par rapport à l’inspection du travail et à la réglementation
- Simplification des processus RH : suivi administratif des heures supplémentaires, fiabilisation des données envoyées en paie, etc
- Meilleure équité de traitement et limitation des abus
Le paramétrage de la pointeuse reflète la culture de l’entreprise. Il est important de le définir en amont avec le chef d’entreprise et les représentants RH. L’accompagnement par un intégrateur expérimenté est primordial pour alerter les parties prenantes sur les conséquences des options de paramétrage.
Faire des tests de calculs en amont pour s’assurer que ceux-ci s’appliqueront équitablement aux salariés est indispensable. Les éditeurs pourront vous accompagner durant cette étape de paramétrage et de tests du dispositif de pointage. Les premières impressions des collaborateurs sont décisives donc autant qu’elles soient positives, pour assurer l’adoption du système.
Enfin, une pointeuse qui participe à une expérience positive de travail et apporte de réels services aux salariés constitue en elle-même un axe de facilitation du changement. Les pointeuses numériques modernes proposent des services nouveaux : consultation autonome de leurs soldes par les salariés, facilitation des process RH internes, communication fluidifiée, …
Où installer une pointeuse dans l’entreprise ?
Question simple en apparence, la pointeuse doit être installée dans un lieu de passage, pratique pour les salariés. Mais à partir d’un certain nombre de salariés pointant à la même heure, il s’agit de ne pas créer d’embouteillages, potentiellement dangereux selon la configuration du site.
De même, l’activité de l’entreprise (atmosphère poussiéreuse ou protégée, …) doit être prise en considération lors du choix du matériel de pointage.
Comment exporter les données de pointage ?
Les pointeuses modernes sont connectées à Internet ou au réseau de votre entreprise et transfèrent automatiquement les données de pointage par connexion Wifi, GSM, ou Ethernet. Cela évite de faire le tour des pointeuses tous les jours pour récupérer les données !
Attention : la connexion entre votre pointeuse et le logiciel de gestion des temps doit être sécurisée (données chiffrées, transfert https, …), de façon à éviter toute fraude informatique et hacking.
Comment traiter les horaires de pointage ?
Les pointeuses modernes sont liées à un logiciel de pointage, appelé logiciel de gestion des temps, qui a pour avantages :
- de réaliser les calculs d’heures de manière fiable et sans ressaisie de données
- d’alerter les managers en cas d’anomalies,
- de simplifier le processus de suivi des pointages, qui peut s’avérer chronophage : collecte, ressaisie, vérification des pointages par les managers, corrections de badgeages et justification, etc.
Comment paramétrer une pointeuse de gestion des temps ?
Le paramétrage du logiciel de gestion des temps est primordial pour aboutir à des calculs justes. Il doit prendre en compte :
- la réglementation du travail,
- les conventions collectives,
- les accords d’entreprises,
- mais aussi les pratiques et la culture de chaque entreprise : tolérance vis-à-vis des retards, arrondis, calculs de primes et paniers, …, sans quoi la mise en place d’une pointeuse pourrait provoquer une résistance au changement.
Le paramétrage d’un système de pointage nécessite une véritable expertise, afin de ne pas aboutir à des pratiques pouvant s’avérer illégales ou contre-productives. Par exemple, une gestion trop précise des temps peut générer de trop nombreuses anomalies de pointage, lourdes à gérer au quotidien pour les administrateurs RH.
