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Prenez un temps d'avance
 
 

Groupe Point Vision : comment digitaliser et centraliser la gestion RH de nombreux cabinets médicaux à travers la France ?

Groupement d’intérêt économique créé en 2011, le Groupe Point Vision compte 25 cabinets médicaux ophtalmologiques répartis sur le territoire.

Ce sont 500 collaborateurs, secrétaires médicales, orthoptistes et ophtalmologistes qui s’occupent de plus d’un million de patients par an. Le groupe Point Vision assure une prise en charge médicale rapide et certifiée ISO 9001 grâce à des soins de qualité.

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Client depuis

Client depuis

2016

Secteur

Particularités

Centraliser les données de 25 centres médicaux

Effectif

Effectif

500 salariés

Types de projet

Types de projet

GTA / Planification / SIRH

Photo Nadia FENOUILLAS

" Avec Kelio, je gagne un temps précieux. Mes données sont fiabilisées et centralisées. "

Rencontre avec Nadia FENOUILLAS
Directrice des Ressources Humaines

Le besoin initial de Point Vision

En 2016, un appel d’offres est lancé afin de s’équiper d’un logiciel de gestion des temps. Le siège parisien, qui effectue des prestations de service au niveau administratif, RH, recrutement, comptabilité pour tous les centres Point Vision en France, est à l’origine du projet. Aucun système n’était alors en place.

« Nous avions une gestion manuelle du suivi des temps de travail. Chaque centre travaillait avec des feuilles de présence papier, qu’ils faisaient ensuite parvenir par e-mail en fin de mois au service paie » explique Nadia FENOUILLAS, Responsable Paie, en charge de la production des paies pour les 25 centres.

loupe La problématique résolue

Répondant parfaitement aux besoins du groupe, le logiciel Kelio de Bodet Software est alors déployé. Ce sont près de 430 employés, aux profils différents, qui badgent sur Kelio :

  • Les secrétaires médicales, qui font des horaires variables, utilisent la pointeuse virtuelle
  • Les orthoptistes badgent également depuis leur PC
  • Les médecins, qui possèdent un statut cadre, ne badgent pas mais sont gérés grâce au badgeage automatique
 

Aujourd’hui, je possède un outil qui me fait gagner beaucoup de temps. Les données sont centralisées et fiabilisées. Je peux facilement gérer des cycles et des plages horaires différents. La gestion des contrats à temps plein comme ceux à temps partiel est beaucoup plus simple !

Nadia FENOUILLAS

Le logiciel est également utilisé pour gérer les absences du personnel.

« Depuis leur Espace Personnel, les salariés peuvent créer eux-mêmes leurs demandes d’absences. Elles sont directement envoyées aux valideurs d’absences qui peuvent accepter ou refuser. Les salariés ont également la possibilité de consulter et de gérer leurs compteurs (RTT, congés payés, etc.).
Via leur espace, ils effectuent aussi leurs demandes de transfert de compte, pour le paiement de leurs heures supplémentaires par exemple. Ils ont beaucoup gagné en autonomie. »

Planification des employés

Comment gérer la planification des différents employés ?

Le module Kelio Planification est utilisé pour créer les plannings de différents types de population : secrétaires, orthoptistes et médecins. Les utilisateurs soulignent l’évolution, aussi bien visuelle que technique, de ce module au cours des dernières années.

 

Les planners apprécient vraiment l’ergonomie de la nouvelle version de Kelio et surtout le fait qu’elle soit full web. Ils ont beaucoup gagné en confort d’utilisation.

Un accompagnement de qualité
 

Quel accompagnement est proposé lors du déploiement ?

Deployé en mai 2016 dans quelques centres pour une phase de test, le logiciel a ensuite été installé progressivement partout. En septembre, tous les centres étaient opérationnels.

 

J’ai particulièrement apprécié le suivi effectué par notre chef de projet et la présence du formateur sur place. Ensemble, nous avons pu affiner le paramétrage du logiciel en fonction de nos besoins.

Le service Support est également cité pour la qualité de ses prestations.« J’y fais appel pour des paramétrages que je touche rarement, comme la création des cycles horaires ou la modification d’une règle de calcul par exemple. Je suis rappelée très rapidement et la personne répond toujours à mes besoins. »

Les bénéfices d'un logiciel de gestion RH

Quels bénéfices tirer d'un logiciel de gestion RH ?

Les utilisateurs RH soulignent l’efficacité et le gain de temps liés à l’utilisation du logiciel. Il n’y a plus de feuilles d’heures à faire manuellement.

 

La dématérialisation des feuilles de présence et demandes d’absence nous a permis de réduire fortement notre consommation de papier, ce qui est également très appréciable en terme d’écologie et d’impact environnemental.

L’automatisation de la gestion des heures supplémentaires est également un gain précieux puisque Kelio effectue tous les calculs. Finis de calculs manuels, sources potentielles d’erreurs.

« L’interface avec le logiciel de paie diminue drastiquement le risque d’erreurs en fin de mois, quand nous traitons les variables. Les données sont figées, nous n’avons pas besoin de les retraiter et c’est donc plus sécurisé, plus fiable » conclut Mme FENOUILLAS.

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Les + Kelio

  • Sécurisation et fiabilisation des données de présence
  • Simplification de la gestion des plannings
  • Autonomie des salariés dans la gestion de leurs demandes de congés et de leurs compteurs

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