Logiciel SIRH global ou Best of Breed RH : Comment choisir ?

 Interview de Cédric Lampin, responsable marketing, février 2022.

Pourriez-vous définir les logiciels SIRH et les applications RH Best of Breed ? Quelles sont leurs différences ?

Cédric Lampin : Sur le marché des solutions SIRH, on distingue deux approches : d’une part des progiciels SIRH intégrés dont les fonctionnalités couvrent l’ensemble des processus RH d’une organisation. Et d’autre part, une approche dite « best of breed » qui consiste à s’équiper, pour chaque besoin, d’un logiciel RH indépendant, hyper spécialisé, conçu spécifiquement pour répondre à une problématique RH. Best of Breed signifie "les meilleurs de leur catégorie". Il s'agit donc de choisir l’application logicielle la plus adaptée pour chacun des besoins rencontrés. On retrouve, par exemple sur le marché, des Best of Breed se spécialisant dans le recrutement, ou d'autres dédiés à la gestion des contrats courts, etc.

Concernant les logiciels SIRH intégrés : quels sont leurs avantages?

Le principal avantage d’un SIRH intégré est qu’il s’agit d’un progiciel unique, où toute l’information est centralisée. Il consiste en une solution de gestion RH complète, répondant à l’ensemble des enjeux RH : gestion administrative du collaborateur, gestion des temps de travail, gestion des talents, gestion de la paie, etc. Les principaux éditeurs de SIRH ont en effet adopté depuis plusieurs années une stratégie d’intégration de fonctionnalités, pour aboutir à des produits tout-en-un.

Concrètement, toutes les informations RH du salarié ainsi que les saisies et actions qui le concernent sont imbriquées les unes aux autres et se coordonnent de façon appropriée.

Par exemple, si l’on saisit un congé pour un salarié dans un logiciel SIRH global, cette absence sera bien prise en compte sur le planning du personnel et intégrée directement en paie sans ressaisie. Les droits à congés du salarié sont vérifiés, aucune convocation à un entretien professionnel ne pourra alors être planifiée aux mêmes dates et l’information sera consolidée à tous les niveaux hiérarchiques souhaités.

Ces intégrations de données et ces contrôles de cohérence sont à l’inverse inexistants lorsque l’on gère les absences, le plan de formation et la paie sur des systèmes logiciels séparés. Donc les SIRH intégrés limitent les risques d’erreur et évitent les ressaisies et les duplications d’informations. C’est un atout indéniable.

Avez-vous d’autres exemples concrets concernant cette cohérence d’information ?

Oui, par exemple, lors d’une campagne d’entretiens annuels d’évaluation réalisée via un logiciel SIRH global, les besoins en formation identifiés au cours d’un entretien peuvent être saisis dans l’outil et venir enrichir automatiquement le plan de formation prévisionnel N+1.

Autre exemple, une demande de télétravail validée peut déclencher la régularisation d’une indemnité de déplacement en paie. Lorsque les données sont centralisées dans un même système, ces échanges sont facilités et ne nécessitent pas la mise en œuvre d’interfaçages complexes. Cela se traduit concrètement en gains de temps importants.

Et je dirais enfin qu’avec l’avènement des logiciels en mode Cloud (Saas), une solution SIRH devient beaucoup plus agile et facile à maintenir pour l’utilisateur RH. Les mises à jour techniques sont automatiques, les mises à jour légales et conventionnelles souvent incluses et vous bénéficiez régulièrement des nouveautés de l’outil RH.

A l’inverse, les logiciels SIRH intégrés présentent-ils des inconvénients ?

Du côté des inconvénients, je dirais que les SIRH intégrés sont des projets plus complexes à déployer car leur grande largeur fonctionnelle implique de remettre en question des fonctionnements en place dans l’entreprise et nécessitent – au départ – un accompagnement important.

Toutefois, les chosent évoluent car les SIRH intégrés sont désormais proposés sous forme de modules.

Une autre critique souvent émise envers les SIRH intégrés concerne le fait que chacun des modules n’est pas systématiquement le meilleur ou le plus complet sur sa catégorie. Déjà, il s'agit de vérifier ce point en demandant une démonstration avancée de chacun des modules du SIRH. Et d'autre part, cela reste à mettre en balance avec les bénéfices apportés par un système de données RH intégré.

Du côté des solutions RH « Best of Breed », quels intérêts peut-on relever ?

Au cours des dernières années , notamment en France, de jeunes éditeurs d’applications RH, bien souvent des « start-up », se sont lancés dans la proposition de modules hyperspécialisés pour chaque besoin RH. L’idée était de venir répondre à des manques identifiés au niveaux des SIRH historiques. En quelques années, le marché s’est trouvé enrichi d’applications RH en tout genre et répondant à des besoins spécifiques. Face à cette offre certaines entreprises ont préféré composer leur propre SIRH « maison », en additionnant des offres logicielles indépendantes.

Cette approche a pour avantage d’offrir la possibilité de sélectionner l’application la plus pointue sur son domaine ou la plus adaptée au besoin de l’organisation. Par exemple : une application dédiée à la gestion de types de contrats particuliers, une gestion de notes de frais spécifiques aux chauffeurs routiers, etc. Les services RH bénéficient ainsi des derniers outils tendances : tchat bot RH, gamification, applications dernier cri, etc. En prime, ce sont des outils RH plutôt légers et rapides à implanter dans une organisation.

Quelles sont les critiques à l’encontre des systèmes RH constitués d’applications indépendantes ?

L’inconvénient réside dans la juxtaposition d’applications RH qui n’ont pas été conçues à l’origine pour communiquer ensemble. Dans la pratique, il est très difficile de maintenir à jour les données RH, répétées dans plusieurs systèmes. Cette approche peut rapidement se transformer en casse-tête pour les départements informatiques (maintenance, transferts de données, mises à jour réglementaires, sécurité) et pour les services RH (ressaisies de données, reportings non-centralisé, risque d’erreurs).

Récemment des plateformes RH se sont spécialisées dans l’agrégation de logiciels RH mais de mon point de vue le chemin est encore long vers l’intégration parfaite des informations. En tant qu’éditeur historique de solutions de Gestion des Temps, nous sommes habitués depuis longtemps à mettre en place des interfaces de données avec les éditeurs de Paie.

Tout cela nécessite une ingénierie complexe pour réellement faire dialoguer les systèmes et surtout les maintenir dans le temps. Et cela d’autant plus que les changements de versions sont de plus en plus fréquents chez chaque éditeur RH.

Comment choisir entre un SIRH global et des applications RH spécialisées ?

Avant tout, mon conseil serait de se recentrer d’abord sur les besoins de l’entreprise et de son service RH. Pour cela, l’élaboration d’un cahier des charges reste déterminant en amont d’un projet d’équipement SIRH. Cet exercice permet de confronter les besoins, de les hiérarchiser en interne et de les prioriser. On peut dès lors se concentrer sur les impératifs de la future solution et ne pas se laisser aveugler par la présentation d’applications « wahou ».

Sans cette étape de mise à plat des besoins, l’entreprise finit bien souvent par acheter à la va-vite des briques individuelles de solutions RH, sans réaliser les atouts qu’elle pourrait tirer à moyen terme d’une structuration réfléchie de son SIRH. C’est souvent un gâchis financier et beaucoup de temps perdu après coup par les équipes RH et IT.

D’autre part, il faut bien voir que le marché n’est pas aussi caricatural. Les éditeurs de solutions SIRH globales se sont déjà ouverts à la possibilité d’interfacer leur progiciel à des solutions extérieures, via des échanges de données (API, webservices…). Donc dans les faits, on peut tout à fait envisager d’opter pour un SIRH intégré permettant de sécuriser les processus critiques de gestion des temps et de paie, tout en optant pour une application tierce de gestion du recrutement par exemple. Dans cet exemple, seules les informations des candidats retenus auront à être déversées dans le SIRH global, ce qui reste simple à faire et sans enjeux de maintenance, ni de mises à jour en temps réel. L’essentiel est de s’assurer que la solution retenue aura la capacité de gérer les enjeux cruciaux de l’organisation, selon ses conventions et fonctionnements spécifiques.