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Déclaration des effectifs en DSN

Depuis le 1er janvier 2018, les employeurs n’ont plus à calculer et déclarer leurs effectifs en DSN. L’ACOSS (Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociales) calcule directement les effectifs et les transmet à l’employeur à partir des données individuelles recueillies en DSN.
Mais comment se calcule l’effectif d’une entreprise ? Comment ces effectifs sont-ils transmis à l’employeur ? Quel est l’impact sur les entreprises ?
Nous vous proposons dans cet article de vous éclairer sur les modalités et enjeux de la déclaration des effectifs en DSN.

La déclaration des effectifs en DSN

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) a permis de simplifier les démarches des entreprises en France en exonérant les employeurs de calculer et déclarer leurs effectifs moyens aux différents organismes sociaux. Ces effectifs sont désormais calculés par l’ACOSS à partir des données transmises mensuellement par les employeurs en DSN.

La déclaration des effectifs en DSN par l’employeur

Rappel sur les anciennes modalités déclaratives

Avant 2018, les employeurs devaient déclarer leurs effectifs en DSN et notamment :

  • L’effectif moyen de l’entreprise au 31 décembre par la rubrique S21.G00.06.009
  • L’effectif de fin de période déclarée par la rubrique S21.G00.11.008

La déclaration des effectifs à compter du 1er janvier 2018

À compter du 1er janvier 2018, les effectifs sont déclarés par l’employeur par la transmission mensuelle des données individuelles des salariés en DSN et notamment :

  • Les données personnelles (NIR, nom, prénom, …)
  • Les données du contrat (type de contrat, temps de travail, date de début, date de fin, …)

Il n’y a donc plus lieu de calculer l’effectif moyen mensuel en fin d’année.

Le calcul et la transmission de l’effectif par le réseau des Urssaf

L’Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale plus communément appelé ACOSS ou réseau des Urssaf analyse et calcule l’effectif moyen à partir des données récoltées mensuellement en DSN sur l’année civile.
L’effectif ainsi calculé est transmis aux employeurs dans le tableau de bord, au retour de la DSN de décembre.

Comment se calcule l’effectif moyen ?

L’effectif déclaré à l’employeur par l’ACOSS, servant de base à l’assujettissement des entreprises à certaines cotisations et obligations ou à l’éligibilité pour certaines exonérations, se calcule à partir des modalités prévues par le décret n°2017-858 du 9 mai 201 ainsi que le décret n°2019-1586 du 31 décembre 2019 suite à la loi PACTE.

Comment calculer l’effectif mensuel ?

Décompte au prorata du temps de travail

Les salariés à temps plein sont pris en compte pour 1 unité dans le calcul de l’effectif. Ainsi, les salariés à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur temps de travail.
Exemple : un salarié est à temps partiel, son horaire mensuel contractuel est de 121,33H. Il est décompté à hauteur de 0,8 unité.

Calcul de l'effectif mensuel

Décompte en cas de mois incomplet

Les salariés qui entrent ou sortent en cours de mois, en cas d’embauche ou de départ, sont décomptés au prorata du temps de présence.
Exemple : un salarié est embauché le 15/01, il représente 0,55 unités (17/31)

Les salariés exclus du calcul

Certains salariés ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif mensuel, il s’agit des :

  • CDD engagés pour remplacer un salarié absent. Ainsi, les salariés dont le contrat est provisoirement suspendu sont pris en compte dans l’effectif
  • Contrats d’apprentissage
  • Contrats de professionnalisation
  • Contrats initiative emploi (CIE)
  • Contrats d’accompagnement dans l’emploi
  • Travailleurs intérimaires
  • Dirigeants et mandataires sociaux sauf si titulaires d’un contrat de travail

À noter que pour la tarification pour les risques accident du travail et maladie professionnelle, il convient d’inclure les contrats d’apprentissage et de professionnalisation ainsi que les contrats initiative emploi et accompagnement dans l’emploi.

Comment calculer l’effectif moyen annuel ?

L’effectif moyen annuel se calcule par la moyenne des effectifs mensuels calculés dans les conditions énoncées précédemment. À noter que les mois où l’entreprise n’a employé aucun salarié ne sont pas pris en compte dans le calcul de la moyenne.

Quel est l’impact de l’effectif moyen sur les entreprises ?

L’effectif de l’entreprise a un impact important sur les cotisations et contributions sociales ainsi que certains droits et obligations. Certaines cotisations sociales ou exonérations sont conditionnées à un seuil d’effectif. Par ailleurs, les droits et obligations de l’employeur peuvent différer en fonction de l’effectif de l’entreprise. Ainsi, les principaux seuils prévus par la législation sont 11 salariés, 20 salariés, 50 salariés et 250 salariés.

Les principales exonérations, réductions et obligations en fonction du seuil d’effectif

Quelques exemples d'impacts en fonction des seuils d'effectifs (précisons que les listes ci-dessous sont non-exhaustives) :

Moins de 11 salariés

  • Paiement des cotisations URSSAF le 15 du mois au lieu du 5
  • Exonération de forfait social sur les cotisations de prévoyance
  • Exonération LODéOM
  • Exonération du versement mobilité
  • Taux réduit de contribution à la formation professionnelle de 0.55% au lieu de 1%

Moins de 20 salariés

  • Droit à la déduction patronale forfaitaire sur les heures supplémentaires
  • Tarification collective du taux de cotisations d’accident du travail
  • Contrepartie obligatoire en repos de 50% au lieu de 100 % (20 salariés ou moins)
  • Obligation d’employer des travailleurs handicapés

Moins de 50 salariés

  • FNAL de 0,10% plafonnée au lieu de 0.50% sur la totalité des salaires
  • Exonération sur les 50 premières embauches en zone de revitalisation rurale (ZRU)
  • Exonération de la participation à l’effort de construction
  • Prise en charge par les OPCO du plan de développement des compétences
  • Possibilité d’appliquer directement un dispositif d’intéressement conclu par la branche
  • Pas d’obligation de mise en place d’un accord de participation

Moins de 250 salariés

  • Exonération LODéOM dans certaines conditions
  • Aide unique attachée au contrat d’apprentissage
  • Exonération de la contribution supplémentaire à la taxe d’apprentissage

Les principales exonérations, réductions et obligations en fonction du seuil d’effectif

Atténuation de l’effet de seuil

Le franchissement d’un seuil d’effectif est pris en compte que si le seuil a été franchi pendant 5 années consécutives. Ainsi, pour qu’une entreprise soit soumise à de nouvelles obligations ou perdent des avantages comme des exonérations de cotisations sociales, il faut qu’elle ait durablement atteint le seuil fixé par la législation.
Ainsi, si l’effectif de l’entreprise redescend en dessous du seuil pendant les 5 années de référence, une nouvelle période de 5 années s’applique à compter de l’année où elle refranchit de nouveau le seuil.

Le calcul des effectifs en entreprise s'avère fastidieux et requiert un suivi constant. Avec ses solutions SIRH et de gestion de paie, Bodet Software facilite le décompte de vos effectifs. Découvrez la solution 123Paie et ses déclarations DSN facilitées.

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