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  • Entretiens professionnels et bilan des 6 ans : la FAQ indispensable !
Entretiens professionnels et bilan des 6 ans

Le 21 juin dernier, le Ministère du Travail, de l'Emploi et de l'Insertion a annoncé que la date butoir pour le passage des entretiens professionnels avec état des lieux récapitulatif - qui a déjà fait l'objet de reports en raison de la crise du Covid-19 - est bien maintenue en date du 30/06/2021. Mais une possibilité de rattrapage est "offerte" aux entreprises, sans sanction, jusqu'au 30 septembre 2021. Avec de nombreuses évolutions depuis son origine, la mise en œuvre du bilan des 6 ans soulève encore des questions. Quels ont été les impacts de la crise Covid-19 ? Comment distinguer les nouveaux des anciens critères ? Comment le réaliser ?

Quels sont les critères du bilan des 6 ans ?

Depuis le passage de la loi Avenir en 2014, les critères du bilan des 6 ans ont évolué plusieurs fois, ce qui a généré une certaine confusion. Le Ministère du Travail a récemment publié un nouveau document de questions/réponses concernant les obligations de l’employeur en matière d'entretien professionel. Entre ces nouvelles informations et les questions couramment soulevées, on fait le point pour vous à la date du 30/06/2021.

A partir de combien de salarié doit-on faire le bilan des 6 ans ?

Le bilan des 6 ans est obligatoire pour les organisations d’au moins 50 salariés. Le calcul se fait sur la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année N-1, quel que soit le contrat (CDI/CDD/intérim/temps partiels au prorata de la présence).

Quelle est la date avant laquelle le bilan des 6 ans doit être effectué ?

La date limite est le 30 juin 2021 suite au dernier report en raison de la crise du Covid-19. (L’échéance précédente était au 31/12/2020). Mais des sanctions ne pourront pas être appliquées avant le 30 septembre 2021, ce qui offre mécaniquement 3 mois supplémentaires aux entreprises pour rattraper les entretiens professionnels encore non réalisés.

Est-ce que le bilan des 6 ans est obligatoires pour tous les salariés ? Qu’en est-il pour les salariés arrivés dans l’entreprise depuis moins de 6 ans ?

Le bilan des 6 ans est obligatoire pour tout salarié quel que soit le type de contrat (CDI/CDD ; Temps plein/partiel, etc.) et ayant au moins 6 ans d’ancienneté dans l’entreprise.

Quels sont les objectifs du bilan des 6 ans ?

Le bilan des 6 ans a pour objectif de vérifier :

  • Que le collaborateur a bénéficié de tous les entretiens professionnels prévus sur la période considérée
  • Que le collaborateur a validé au moins 2 de ces 3 mesures :
      1. Suivi au moins une action de formation
    1. 2. Acquis des éléments de certification
      3. Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle
  • Qu’il lui a bien été transmis une communication sur :
      1. La VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
    1. 2. L’activation par le salarié de son CPF
      3. Les abondements de ce compte
      4. Le conseil en évolution professionnelle (CEP)

Quels sont les critères obligatoires du bilan des 6 ans ?

Le collaborateur doit avoir réalisé au moins 3 entretiens professionnels au cours des 6 dernières années et une action de formation non-obligatoire. Ces deux critères doivent être remplis. 

Qu’est-ce qu’une action de formation non-obligatoire ?

Une formation obligatoire se définit selon l’article L. 6321-2 du code du travail comme « une formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales ou réglementaires. »

Par opposition, une formation non-obligatoire est donc une formation qui n’est pas indispensable à l’exercice du poste du collaborateur. La formation non-obligatoire vise à acquérir des compétences que le salarié n'a pas nécessairement à utiliser ans le cadre de sa mission actuelle, mais qui lui permettront d’enrichir son parcours professionnel en vue d'obtenir une évolution au sein ou en dehors de son entreprise. Ainsi sont éligibles toutes les actions de formation qui concourent au développement des compétences des salariés et, notamment, celles qui ont pour objet : « 2° De favoriser l'adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l'évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l'emploi et de participer au développement de leurs compétences en lien ou non avec leur poste de travail. Elles peuvent permettre à des travailleurs d'acquérir une qualification plus élevée», (cf. Article L. 6313-3). Les formations non obligatoires peuvent être imposées par l'employeur à son initiative dans le cadre des actions du plan de développement des compétences.

Action de formation

Comment distinguer une formation obligatoire d’une formation non-obligatoire ?

Une formation est obligatoire quand elle est contrainte par un texte qui impose sa réalisation à l'employeur.

Une action de formation co-financée par le collaborateur (via son CPF) et l'employeur est-elle une formation non-obligatoire, entrant dans le cadre du bilan des 6 ans ?

Une formation co-financée par un salarié dans le cadre de son CPF peut satisfaire à l'obligation énoncée dans le bilan de 6 ans, si toutes les conditions suivantes sont respectées :

  • Le recours au CPF s'est fait à l'inititive du salarié et avec son accrord express,
  • Le coût de la formation est supérieur au montant indiqué sur le compte CPF du salarié, ce pourquoi le salarié sollicite un co-financement par l'entreprise,
  • La formation est réalisée au cours de la période évaluée lors du bilan des 6 ans,
  • L'employeur doit apporter la preuve de la réalisation de la formation et de sa participation au financement.

Les anciens critères du bilan (avoir bénéficié d'un entretien profesionnel tous les 2 ans et d'au moins 2 des 3 mesures suivantes : une action de formation, un élément de certification, une progression salariale ou professionnelle) sont-ils oubliés pour autant ?

Non, ces "anciens" critères sont valables pour le premier bilan des 6 ans. Pour cette première échéance du bilan des 6 ans, il est en effet possible de choisir entre les anciens et les nouveaux critères. A noter que ces mesures sont toujours à aborder au sens large dans l’entretien professionnel et doivent être présentés aux représentants du personnel qui se réservent le droit de dénoncer tout manquement. Le salarié peut également demander des dommages-intérêts pour non-respect, par l’entreprise, de maintenir l’employabilité de ses collaborateurs.

S’il y a eu une promotion au cours des 6 dernières années, est-ce que cela se substitue à la formation non-obligatoire dans le bilan des 6 ans ?

Oui, mais uniquement pour ce premier bilan car il est possible de faire le choix entre les anciens critères ou les nouveaux.

Quels risques encourt l’employeur qui ne satisfait pas à la tenue des entretiens professionnels et du bilan des 6 ans prévus par la Loi ?

Est-ce que les entreprises vont être contrôlées ?

Les entreprises de plus de 50 salariés doivent fournir un état des bilans des 6 ans au CSE. Ce dernier devra ainsi signaler toute irrégularité à l’Inspection du Travail.

Quels sont les impacts pour l'entreprise si le bilan des 6 ans n’est pas réalisé pour un collaborateur ?

L’entreprise doit sponténement abonder le compte CPF de chaque salarié concerné à hauteur de 3 000€. Ces versements sont effectués dans le cadre des contributions au titre de la formation professionnelle. Pour les manquements constatés sur la période de mars 2014 au 30 septembre 2021, l’abondement correctif devra donc être effectué à partir du 1er octobre 2021 et avant le 1er mars 2022, date limite de versement du solde de la contribution à la formation professionnelle. Ces versements pourront être contrôlés par les agents des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle des DREETS.

 Bilan des 6 ans du collaborateur

Comment mener le bilan obligatoire des 6 ans ?

Au-delà des aspects théoriques, comment réaliser concrètement le bilan des 6 ans ? Là encore, quelques réponses pour faire le point sur les interrogations les plus communes.

Est-ce que les entretiens annuels peuvent compter s’il n’y a jamais eu d’entretien professionnel réalisé ?

Non, les sujets abordés lors de l’entretien annuel ne sont pas les mêmes que pour l’entretien professionnel. Le salarié doit avoir bénéficié d’au moins 3 entretiens professionnels au cours des 6 dernières années.

L’entretien professionnel peut-il s’organiser en télétravail ?

Oui, rien ne s’oppose à ce que l’entretien professionnel, tout comme l’état des lieux des 6 ans, s’effectue en visio-conférence. Il doit toutefois respecter les conditions énoncées à l'article L. 6315-1 du code du travail et notamment il doit donner lieu à la rédaction d'un document dont une copie est remise au salarié.

Est-ce qu’il y a une trame à respecter pour réaliser le bilan des 6 ans ?

Le bilan des 6 ans doit avoir lieu à l’issue du 3ème entretien professionnel.
Il n’y a pas de trame « légale » mais un volet « bilan » doit être réalisé afin de vérifier si les éléments indispensables et individuels ont été effectués lors des précédents entretiens. Une copie de ce document doit être fournie au salarié.

Doit-on joindre les éléments de preuve au bilan ?

Il n’y a pas d’obligation de preuve, même si c’est un plus. En cas de contrôle, une copie du compte-rendu du bilan des 6 ans devra être présentée.

Quels éléments doivent figurer dans ce bilan ?

Les éléments suivants doivent figurer sur le document du bilan des 6 ans :

  • Bilan de l’évolution du salarié au cours des 6 dernières années (carrière, rémunération, emploi, statut, etc.)
  • Identification des besoins en formation
  • Echanges autour des perspectives d’évolution individuelles du collaborateur

Comment recueillir toutes les informations nécessaires à la réalisation du bilan des 6 ans ?

La récupération de toutes les informations nécessaires à l’établissement du bilan des 6 ans peut se révéler complexe. Pour n’en lister que les principales, il s’agit pour chaque collaborateur de :

  • lister les actions de formation réalisées sur une période de 6 ans,
  • distinguer les formations obligatoires et non-obligatoires pour chaque poste,
  • vérifier la réalisation des entretiens professionnels tous les 2 ans selon la date d’arrivée du collaborateur ou malgré des absences prolongées (maladie, maternité…),
  • faire le suivi de son évolution professionnelle: changement de poste, évolution de rémunération, certifications …

La synthèse de toutes ces informations peut s’avérer chronophage. Une solution logicielle SIRH globale peut vous aider à centraliser et historiser toutes ces informations au travers de la fiche salarié.

Les modules de gestion des entretiens, tels que Kelio Evaluation, permettent de planifier, réaliser et archiver tous les entretiens annuels et professionnels au niveau d’une organisation, afin d’extraire les informations indispensables au bilan de chaque collaborateur. Ce module dispose également de systèmes de rappels permettant de gérer le suivi opérationnel du bilan des 6 ans. Si vous avez besoin d’être accompagné pour structurer cette démarche dans votre organisation, nos experts Bodet Software se tiennent à votre disposition.

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