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La gestión de tiempos y actividades en la empresa (GTA)

Llevar el seguimiento del tiempo de trabajo de sus colaboradores le resultará más sencillo con una solución de gestión de tiempos y actividades.

Los programas de RRHH y los terminales de fichaje de Bodet Software garantizan un seguimiento fiable de los tiempos de presencia, de las ausencias y de las actividades de sus colaboradores. Estas soluciones concilian el cumplimiento de las obligaciones legales y la satisfacción de los empleados con un sistema eficiente para los responsables.

¿En qué consiste la GTA (gestión de tiempos y actividades)? Definición

Se conoce como «gestión de tiempos y actividades» al conjunto de procesos de seguimiento y de control de la duración del trabajo en una empresa u organización. Su finalidad reside en consolidar los elementos variables de nómina a final de mes —horas de trabajo realizadas, vacaciones consumidas o adquiridas, ausencias— necesarios para la elaboración de los certificados de nómina.

La gestión de tiempos y actividades a menudo se asimila al seguimiento del tiempo de presencia de los colaboradores durante un periodo determinado.

No obstante, la GTA en realidad abarca todos los procesos interdependientes de gestión del tiempo de trabajo en una organización: seguimiento del tiempo de trabajo, gestión de ausencias, planificación horaria, seguimiento de las horas extras, etc.

Por analogía, el término «gestión de tiempos y actividades» se utiliza comúnmente para hacer referencia a las soluciones de software de RRHH que permiten un seguimiento completo de los tiempos de trabajo y de las ausencias del personal de una organización.

¿Qué ventajas ofrece el seguimiento del tiempo de trabajo?

Como su propio nombre indica, la GTA ofrece una doble ventaja:

  • Por un lado, permite la recopilación, el seguimiento y el cálculo del tiempo de trabajo de los colaboradores.
  • Y por otro, permite el seguimiento del tiempo de trabajo separándolo por actividades, servicios, proyectos o cualquier otra forma de organización.

Así, la gestión de tiempos y actividades es mucho más que un simple software de control del tiempo de presencia. Los sistemas de seguimiento de tiempos han evolucionado en favor de la optimización de los recursos humanos gracias a una serie de herramientas de asistencia a la planificación, de análisis de la rentabilidad de las actividades y de soluciones de gestión de ausencias.

Hoy en día, la gestión de tiempos es uno de los principales desafíos a los que deben hacer frente los departamentos de RRHH, ya que permite cumplir con las obligaciones legales y agilizar la gestión organizativa de los colaboradores, todo ello con el fin de mejorar la eficacia y de garantizar el bienestar de los empleados en el trabajo.

Me gustaría llevar un seguimiento de mis tiempos de trabajo y de actividad

¿Qué funciones ofrece un software de gestión de tiempos?

Las funciones típicas de un sistema de gestión de tiempos y actividades son las siguientes:

Las soluciones de GTA más avanzadas, como el software Kelio de Bodet Software, ofrecen también funciones complementarias, como las siguientes:

  • Declaración de presencia de directivos con periodos computables sin datos de fecha y hora
  • Seguimiento del teletrabajo individual y por equipo
  • Gestión del tiempo de liberación sindical para los representantes de los trabajadores
  • Gestión de misiones
  • Parametrizaciones avanzadas de adquisición de vacaciones, primas, horas de recuperación, etc.
  • Y más...

Además, la GTA a menudo no es más que una parte de los paquetes de software modulares de gestión de los recursos humanos, que suelen integrar también: administración del personal, gestión de las contrataciones, evaluaciones, formaciones, empleo y competencias, notas de gastos, gestión de las habilidades, BDES (base de datos económicos y sociales), espacio documental de RRHH, etc.

La adquisición de un sistema de gestión de tiempos y actividades integrado permite digitalizar de manera eficaz un gran número de procesos de RRHH en la empresa, con o sin pasos de validación por parte de los mánagers y gestores de RRHH.

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¿A qué empresas concierne la gestión de tiempos y actividades?

La GTA concierne a todo tipo de organizaciones con independencia del tamaño o naturaleza de su plantilla y de su sector de actividad. Tanto las empresas privadas como públicas, PYMES, multinacionales e incluso asociaciones están sujetas a una serie de obligaciones de control y de medición del tiempo de trabajo. A todas las organizaciones les interesa hacer una gestión eficaz de los tiempos de trabajo y de actividad.

Más allá del aspecto de control de los tiempos de trabajo, el seguimiento analítico del tiempo dedicado a cada actividad resulta especialmente útil —con fines de estudio de la rentabilidad o de facturación— para los siguientes tipos de empresas:

  • Industrias
  • Firmas de consultoría, sea cual sea la actividad del proyecto
  • Oficinas de proyectos
  • Servicios de asistencia personal
  • Y más...

Utilidad de la GTA: ¿por qué implementar un software RRHH?

Una solución de gestión de tiempos y actividades ofrece numerosas ventajas. Por lo general, la implantación de la GTA en la empresa suele responder a 5 objetivos:

Una herramienta para garantizar el cumplimiento del derecho laboral a los departamentos de RRHH:

  • Cumplimiento de los tiempos de reposo
  • Limitación del contingente de horas extras
  • Control automático del tiempo de trabajo y alerta en caso de superar el máximo
  • Seguimiento de los cambios en la legislación y actualizaciones
  • Y más...

Un software de RRHH para garantizar la recogida de datos sobre tiempos de trabajo:

  • Cálculo fiable de los elementos variables de nómina, sin riesgo de error
  • Extracción y transferencia de las variables de nómina, sin necesidad de reintroducción manual
  • Posibilidad de gestionar, desde una misma herramienta centralizada, distintos tipos de contratos, convenios colectivos, etc.

Un software para facilitar la gestión cotidiana de los recursos humanos:

  • Gestión digitalizada de las labores administrativas y de los procesos de RRHH (que generalmente se realizan en formato impreso)
  • Centralización de la información
  • Visión compartida en tiempo real

Una solución de GTA para realizar un seguimiento analítico:

  • Desglose de los tiempos de trabajo por actividad, proyecto, centro de costo, cliente o cualquier otro criterio de distribución
  • Listado de tablas de análisis del rendimiento

Una solución de RRHH para optimizar la calidad de vida en el trabajo:

  • Intercambio y divulgación de información que refuerce la confianza de los colaboradores en la dirección y en el departamento de RRHH de la empresa
  • Autonomía de los colaboradores a la hora de consultar sus contadores o de realizar sus trámites de RRHH
  • Mejora de la gestión de equipos gracias a herramientas de ayuda a la planificación del tiempo del trabajo
  • Distribución más equitativa de las tareas y de los tiempos de trabajo (lo que garantiza la cohesión social)
  • Premiar las habilidades.

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¿Quiénes utilizan las soluciones de gestión de tiempos y el seguimiento de actividades?

La GTA afecta a todos los colaboradores de una organización. Es una de las pocas herramientas utilizada por todos los integrantes de la empresa, con independencia de su grado de responsabilidad.

Los empleados interactúan con las soluciones de gestión de tiempos para realizar lo siguiente:

  • Fichar o declarar sus tiempos de trabajo
  • Indicar el tiempo dedicado a cada actividad
  • Consultar sus programas
  • Presentar sus solicitudes de vacaciones o informar de una ausencia
  • Consultar sus contadores, expedientes de empleado o cualquier otro documento habilitado por RRHH
  • Realizar transferencias de saldos o cualquier otro trámite de RRHH

Para ello, los empleados deben acceder al sistema de gestión de tiempos y actividades a través de un portal de RRHH. El portal de empleados, también llamado portal de RRHH o pantalla del colaborador, es un espacio del software dedicado a los empleados y que les guía en todos sus trámites digitales de gestión de tiempos. En aras de la movilidad, se puede acceder a él mediante PC, smartphone, tableta o terminal digital.

Los mánagers utilizan las herramientas de GTA para lo siguiente:

  • Seguir los tiempos de presencia y las ausencias de sus colaboradores
  • Elaborar programas de trabajo
  • Seguir los tiempos de actividad
  • Validar las solicitudes de vacaciones, con ayuda de una visión global de los programas de sus equipos
  • Estar informados de las anomalías: fichajes tardíos, ausencias no previstas, sobrepaso de la cuota de horas extras durante un periodo, etc.

Las soluciones de gestión de tiempos y actividades facilitan la labor de los gestores de RRHH y de la dirección de la empresa, en especial a la hora de realizar las tareas siguientes:

  • Seguir los tiempos de trabajo en el conjunto de la empresa
  • Realizar un seguimiento analítico y de la rentabilidad
  • Calcular los derechos a vacaciones, primas, contadores de tiempo individuales
  • Elaborar las nóminas

Ver el portal RRHH personalizable

¿Cómo se debe elegir una solución de seguimiento de tiempos y actividades? Se deben tener en cuenta 4 criterios desconocidos y, sin embargo, fundamentales:

Elegir una solución de gestión de tiempos y actividades adecuada es crucial, pues un sistema de GTA permanecerá en la organización durante un largo periodo de tiempo y afectará al total de la plantilla.

El criterio de selección más evidente es el relativo a las funcionalidades y opciones del software. Si embargo, existen otros 4 criterios menos conocidos pero determinantes a la hora de seleccionar una herramienta de GTA:

  • La capacidad de parametrización del sistema para adaptarlo a sus hábitos de gestión. Cada organización, con independencia de su tamaño, tiene un contexto jurídico distinto y sigue unas prácticas concretas (convenios colectivos, acuerdos de filial o entre empresas...). Por lo tanto, la herramienta debe poder amoldarse a su organización y a los cambios que se produzcan en ella con el paso del tiempo. Así, la parametrización de la solución elegida deberá ser evolutiva y poder ser controlada directamente por los gestores de RRHH, de tal forma que estos puedan adaptarla a cada contexto. Esto supone una garantía de restitución de datos fiables a lo largo del tiempo.
  • La ergonomía: una solución de gestión de tiempos es una de las pocas herramientas que comparten todos los colaboradores de la empresa, sea cual sea su nivel jerárquico. La herramienta deberá ofrecer una experiencia de uso óptima, de forma que pueda garantizar un uso fluido por parte de empleados y mánagers. Para que todos los colaboradores puedan adoptar la solución, las acciones deben resultar sencillas y prácticas.
  • La capacidad de integración de la solución con otros programas de nóminas o planificación de recursos empresariales (ERP) y su compatibilidad con su sistema de información existente son fundamentales para poder optimizar la gestión de la organización.
  • Los servicios asociados: auditoría, selección de funciones, parametrización e implementación, formación, servicio de asistencia… y, en definitiva, un sinfín de servicios que precisan una asistencia de calidad. Puesto que es probable que el sistema de GTA que elija le acompañe durante mucho tiempo, confíe en los expertos para evitar errores.

¿Cómo habilitar una gestión de tiempos y actividades eficaz y práctica?

Existen varios pasos decisivos para implementar con éxito una solución de GTA; deberá conceder a cada uno de ellos la importancia que merece para disfrutar plenamente de todas las ventajas que le ofrece su solución.

Paso 1: Dedicar tiempo a definir sus requerimientos.

Antes incluso de decidir el proveedor, es fundamental que determine cuáles son sus requerimientos y qué expectativas tiene del sistema de gestión de tiempos y actividades.

A continuación le ofrecemos una lista de preguntas que le serán de ayuda:

  • ¿Quiénes serán los usuarios de la solución? ¿Cuáles serán sus funciones? ¿Qué acciones se deberán llevar a cabo?
  • ¿Cómo se organiza el tiempo de trabajo en su organización? ¿Existen distintos perfiles o tiempos de trabajo? ¿Está su organización sujeta a varios convenios?
  • ¿Cómo puede integrar este sistema con el software y los procedimientos ya implantados?
  • ¿Cuenta internamente con las competencias y los conocimientos necesarios para abordar y seguir el proyecto?
  • ¿Qué funciones son de especial interés para usted?
  • ¿Qué ventajas espera obtener? Tiempo transcurrido, costes, calidad de vida en el trabajo, equidad, etc.

Este paso de reflexión le permitirá esbozar un primer pliego de especificaciones concreto.

No olvide tener en cuenta los posibles obstáculos y riesgos del proyecto.

No dude tampoco en anotar los puntos sensibles o de riesgo para la organización que podrían comprometer el éxito de su proyecto de implementación de la GTA. Por ejemplo, el desconocimiento de la reglamentación en materia de los tiempos de trabajo de uno de los convenios de la empresa podría dar lugar a errores en la parametrización y generar un riesgo jurídico importante.

Paso 2: Hacerse con una herramienta adaptada, evolutiva y eficaz.

Muchas empresas no se toman el tiempo de estudiar este punto con detenimiento y acaban descubriendo que han elegido un proveedor o una herramienta que no se ajustan a su perfil ni a sus expectativas.

No dude en transmitir a los posibles proveedores cualquier pregunta que considere necesaria sobre el uso diario y las posibilidades del sistema que ofrecen. Solicite una demostración con casos concretos que reflejen sus particularidades.

Los equipos de Bodet Software estarán a su entera disposición para presentarle las soluciones por medio de demostraciones personalizadas, así como para responder a todas sus preguntas.

Dedique el tiempo que sea necesario a descubrir los equipos y servicios que ofrece cada proveedor.

Si bien las prestaciones técnicas del software de GTA son importantes a la hora de tomar la decisión, no son lo único que deberá tener en cuenta.

Cualquier herramienta, por eficaz que sea, pierde todo su interés si el servicio de atención al cliente no está a la altura. Solicite conocer a los equipos que le asistirán en el uso del software. Compruebe su disponibilidad, los canales de comunicación que utilizan, la satisfacción de los clientes existentes, y también los distintos servicios que se incluyen en la suscripción (asistencia, actualizaciones, reparación de averías, etc.).

Paso 3: Dedique el tiempo y los recursos necesarios a la parametrización de la herramienta.

El paso de implementación y de parametrización del software de GTA no es precisamente pan comido y, para muchos equipos de RRHH, puede resultar engorroso. Sin embargo, es la piedra angular del éxito de su proyecto de gestión y de seguimiento del tiempo. En este paso crucial, es importante contar con toda la ayuda posible del editor de la solución para garantizar el retorno de la inversión.

En Bodet Software, asistimos a las empresas, con procedimientos contrastados, desde 1987. Le garantizamos una parametrización conforme con la legislación y con los acuerdos de filial en vigor, y realizamos pruebas para verificar que los resultados obtenidos se ajustan a las expectativas. Asimismo, garantizamos la formación en nuestras herramientas, de manera que disfrute de la autonomía necesaria para la gestión cotidiana de su solución de GTA.

Paso 4: Informar y asistir a los empleados en la adopción de la herramienta.

Es fundamental que sus equipos de RRHH respalden el proyecto y aseguren su promoción y su comunicación internamente, de forma que sea bien acogido e integrado por el resto de los empleados de la organización.

Prácticas recomendadas para garantizar la adopción de la herramienta de GTA por parte de los empleados:

  • Designar a un jefe de proyecto de GTA
  • Emprender un proceso de transición destinado a los colaboradores
  • Organizar sesiones de presentación de la solución de gestión de tiempos
  • Designar a empleados «embajadores de la solución» que hayan probado previamente los procedimientos implantados y que puedan guiar a sus compañeros.
  • Concienciar a los empleados sobre la importancia de la GTA y sobre las ventajas inmediatas que les aporta: autonomía de consulta de sus tiempos de trabajo, agilización de las validaciones, transparencia, etc.
  • Abrir un espacio «Preguntas y respuestas» dedicado a la implementación de la GTA.

¿Cómo se calcula el retorno de la inversión (ROI) de una solución de gestión de tiempos y actividades?

Dar por sentado que el ROI de una inversión en GTA se calcula aplicando una fórmula sería simplista y, por tanto, engañoso. En la práctica, depende de diversos parámetros: estado anterior del seguimiento de tiempos (100 % impreso, parcialmente digitalizado…), complejidad de la organización (varios convenios, varias localizaciones, plantilla…), particularidades de la actividad (anualización, programas complejos…), etc.

No obstante, la experiencia demuestra que el retorno de la inversión de un sistema de gestión de tiempos es muy rápido gracias a la automatización de tareas administrativas que, de otro modo, consumen una gran cantidad de tiempo a equipos de RRHH y mánagers:

  • Organización optimizada con programas diarios y compartidos
  • Seguimiento preciso del tiempo realizado
  • Alertas más rápidas

También ganará en rentabilidad tras solo unos meses de uso.

Aparte de las ganancias estrictamente económicas y de tiempo, puede esperar otras ventajas derivadas de la optimización de la GTA: mejora del ambiente de trabajo, mayor equidad, calidad de vida en el trabajo, confianza en la dirección, etc. Los gestores de RRHH pueden dedicarse a misiones con un mayor valor añadido y centrarse en optimizar el capital humano.

Kelio se adapta a las necesidades específicas de su organización

Fruto de 5 años de I+D y de una inversión de 5 millones de euros, las soluciones de gestión de tiempos de Bodet Software cumplen todos estos criterios. Sus múltiples funciones se traducen en una mayor capacidad de reacción y anticipación, así como en un incremento de la eficacia. Estas soluciones permiten garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales (gestión de la duración del trabajo adaptada a su convenio colectivo, horas extras, tiempos de reposo, etc.) y responder a las necesidades de productividad y eficacia de su empresa sin descuidar el mantenimiento de un buen ambiente de trabajo.

En Bodet Software, llevamos más de 30 años dedicados al desarrollo de soluciones innovadoras y profesionales adaptadas a sus requerimientos. No lo dude más:

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