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La firma electrónica con Kelio

Acabe con el papeleo y opte por la firma electrónica con el software Kelio
¡Su sencillez y rapidez de uso lo convencerán!

Haga firmar sus documentos de RRHH a distancia: contrato de trabajo, listados de fin de período, protocolos sanitarios o reglamentos internos...
¡La gestión de firmas y el archivado de los documentos firmados nunca habían sido tan fáciles!

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¿Qué ventajas ofrece la firma electrónica?

¿Qué ventajas ofrece la firma electrónica?

Acelere el tratamiento de sus tareas administrativas optando por la firma electrónica. La digitalización de sus procesos de firma presenta numerosas ventajas:

  • Reducción de gastos: elimine los tratamientos en papel y los gastos de envío postal.
  • Importantes ventajas ambientales gracias a la eliminación del papel.
  • Aceleración de los plazos de formalización; en especial, a la hora de contratar a un nuevo colaborador.
  • Ahorro de tiempo considerable para el departamento de RRHH, que puede dedicar menos tiempo a tareas administrativas. Clasificar, imprimir, ensobrar, enviar, archivar... son tareas de escaso valor añadido y que consumen una gran cantidad de tiempo. La firma electrónica le permitirá olvidarse de ellas.
  • Certificación de la identidad de los signatarios y de la integridad de los documentos firmados.
  • Validación individual o en modo agrupado del documento para firmar.
  • Archivado automático en Kelio de todos los documentos firmados.

Un proceso sencillo para digitalizar la firma de sus documentos de RRHH

¡Diga adiós al papeleo, a los envíos postales y al extravío de documentos!

Gracias al módulo de digitalización completamente integrado, no solo podrá hacer firmar sus listados de fin de período generados en Kelio, sino también sus documentos externos (solo en formato PDF):

  • Genéricos, como un protocolo sanitario o reglamento interno.
  • Individuales, como una ficha de puesto.

Como gestor de RRHH:

Paso 1

Configuro mis modelos de firma según el tipo de documento.

Paso 2

Creo los documentos en Kelio o los importo en formato PDF.

Paso 3

Los envío para su verificación/validación por parte de la dirección, con la incorporación de la firma de la empresa.

Paso 4

Una vez enviados, sigo el progreso de los documentos de RRHH, y puedo relanzarlos o incluso revocarlos en caso de error o de anulación del proceso.

Paso 5

Consulto la finalización de las firmas en tiempo real.

Paso 6

Recopilo y archivo automáticamente los documentos firmados. Puedo consultarlos e imprimirlos.

Como signatario:

Paso 1

Hago clic en el e-mail que me informa de que tengo un documento para firmar.

Paso 2

Leo el documento en su totalidad.

Paso 3

Hago clic para iniciar el proceso de firma.

Paso 4

Introduzco el código único recibido por SMS/e-mail para confirmar mi identidad.

Paso 5

Una vez que todos los interesados han firmado el documento, recibo un e-mail para descargar y conservar el documento.

 

¿Cómo puedo seguir y archivar mis documentos?

¿Cómo puedo seguir y archivar mis documentos?

Una tabla de seguimiento le permite seguir el estado de progreso de los documentos enviados para firma durante el período seleccionado.

Las ordenaciones y los filtros le permitirán relanzar rápidamente los signatarios con retraso o, en caso de error, revocar el proceso.

Una vez firmados, los documentos se archivan automáticamente en su espacio de almacenamiento seguro de Kelio, desde donde puede ordenarlos y descargarlos.

Un archivo de prueba certifica la autenticidad del documento y de su signatario.

Descubra cómo digitalizar sus firmas de RRHH

Tarificación sencilla, práctica y adaptada

Kelio le hace la vida más fácil al generar un coste único a la firma gracias a una fórmula «todo incluido»:

  • Firma del signatario
  • Envío del e-mail o SMS con un código único para autenticar y confirmar la firma
  • Firma de la empresa por parte de la dirección (sociedad como persona o entidad jurídica)*
  • Envío por e-mail a cada signatario de un enlace desde el cual descargar el documento una vez firmado
  • Recepción y almacenamiento del documento firmado para la empresa en su servidor Kelio, en un espacio seguro. 

*Kelio le facilita las firmas de la empresa (en el servidor) gracias a una pantalla de validación, previa al envío de los documentos para firma, que le permite también incorporar de manera electrónica el consentimiento de la empresa por medio de un certificado «permanente» (certificado de larga duración y no restringido a una única operación de firma).

Su bandeja de correo pendiente de envío también se digitaliza y permite evitar los errores antes del envío y, sobre todo, incorporar a cada uno de sus documentos de RRHH su firma de empresa con validez legal.

¡Pague solo por lo que utiliza!

  • Facturación por trimestre natural
  • Facturación por niveles de las firmas finalizadas
  • Precios decrecientes: a mayor uso, menor precio unitario por firma.

Simplifique la firma de sus documentos de RRHH

¿Cuál es el marco jurídico de la firma electrónica?

¿Cuál es el marco jurídico de la firma electrónica?

Una vez validada por un organismo de certificación, la e-firma o firma electrónica posee el mismo valor probatorio que una firma manuscrita.

En documentos digitales, la firma electrónica permite garantizar lo siguiente:

  • La identidad del signatario (de manera clara e inequívoca)
  • La integridad del documento firmado (imposibilidad de realizar modificaciones tras la firma)
  • La obligada aceptación del documento firmado por parte del signatario (el signatario no puede negar haber firmado)

logotipo de eIDAS

Desde el 1 de julio de 2016, la eIDAS se ha convertido en una norma europea que constituye un marco legal y armoniza las reglas que rigen las firmas a gran escala de toda la Unión Europea.

Kelio integra automáticamente la puesta a disposición de un archivo de prueba que certifica el proceso de firma electrónica para cada documento firmado.

Descubrir cómo digitalizar mis procesos de firma

logotipo de Connective

Connective: nuestro socio de confianza

Para poder ofrecerle esta funcionalidad, Bodet Software ha decidido asociarse con el organismo de certificación Connective.
Esto le ofrece garantía de conformidad con la normativa europea e internacional.

Nuestro socio de confianza cumple los requisitos normativos de eIDAS. Esta alianza se enmarca en las exigencias del RGPD y las cumple plenamente.

Kelio - herramienta de gestión de vacaciones y ausencias

Los (+) Kelio

  • Ahorro de tiempo en las tareas cotidianas de RRHH
  • Reducción de costes
  • Aceleración de los plazos de contratación
  • Certificación de la autenticidad de los documentos firmados
  • Facturación trimestral - según consumo