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¿Cómo instalar un fichador para la empresa?

¿Cómo instalar un fichador para la empresa?

Al instalar un fichador, deben observarse varias precauciones para respetar la normativa y asegurarse de que los empleados usan el dispositivo.

¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta al instalar un fichador?

La instauración de un sistema de fichaje representa un cambio en el seno de la empresa que debe acompañarse de las medidas pertinentes.

Más allá de la información obligatoria, la comunicación es esencial. Explicar las razones de la implementación de un sistema de fichaje ayudará a solventar cualquier reticencia:

  • Protección de los derechos de los empleados.
  • Cumplimiento de las inspecciones y de las normativas laborales.
  • Simplificación de los procesos de recursos humanos: seguimiento administrativo de las horas extra, fiabilidad de los datos incluidos en las nóminas, etc.
  • Trato más equitativo y limitación de los abusos.

La parametrización del fichador refleja la cultura de la empresa. Es importante definirla de antemano con el director de la empresa y los representantes de recursos humanos. El asesoramiento por parte de un integrador experto resulta esencial para conocer el funcionamiento y las implicaciones de las distintas opciones de configuración disponibles.

Es esencial hacer las pruebas y los cálculos necesarios durante la fase inicial para asegurarse de que se aplicarán de forma justa a los empleados. Los editores también podrán participar en esta fase de parametrización y puesta a prueba del dispositivo de fichaje. Por lo tanto, las primeras impresiones de los empleados serán decisivas (siempre y cuando sean positivas) para asegurar la adopción del sistema.

Un fichador que forme parte de una experiencia laboral positiva y que preste servicios reales a los empleados será en sí mismo un eje facilitador del cambio. Los fichadores digitales modernos ofrecen nuevos servicios : consulta autónoma del saldo por parte de los empleados, simplificación de los procesos internos de recursos humanos, comunicación más fluida, etc.

Instalación de Visio X7

¿En qué lugar de la empresa debe instalarse el fichador?

Esta pregunta puede parecer sencilla: el fichador debe instalarse en un lugar de paso, que resulte cómodo para los empleados. Sin embargo, a partir de un cierto número de empleados que tengan que fichar de forma simultánea, deberá buscarse un lugar que no cree atascos, los cuales podrían resultar incluso peligrosos según las características de las instalaciones.

Asimismo, la actividad de la empresa (entorno con polvo, protegido, etc.) también deberá tenerse en cuenta a la hora de elegir el material de fichaje.

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¿Cómo pueden exportarse los datos de fichaje?

Los fichadores modernos se conectan a Internet o a la red de su empresa y transfieren automáticamente los datos de fichaje a través de una conexión wifi, GSM o Ethernet. ¡Así se evita tener que ir pasando por todos los fichadores día tras día para recuperar los datos!

Atención: la conexión entre su fichador y el software de gestión de tiempos debe ser segura (datos encriptados, transferencia https, etc.)para evitar el fraude informático y la piratería.

gestión de los horarios

¿Cómo deben gestionarse los horarios de fichaje?

Los fichadores modernos están vinculados a un software de fichaje, llamado software de gestión de tiempos, que ofrece las siguientes ventajas:

  • Realización de los cálculos de tiempo de forma fiable y sin necesidad de volver a introducir los datos.
  • Notificación a los gestores en caso de producirse alguna anomalía.
  • Simplificación del proceso de seguimiento de los fichajes para ahorrar tiempo: recogida, reintroducción y verificación de los datos de fichaje por parte de los gestores, correcciones y justificaciones, etc.

¿Cómo debe parametrizarse un fichador de gestión de tiempos?

Parametrizar el software de gestión de tiempos es esencial para obtener cálculos precisos. Deben tenerse en cuenta los aspectos siguientes:

  • la normativa laboral,
  • los convenios colectivos,
  • los acuerdos empresariales,
  • y también las prácticas y la cultura de cada empresa: tolerancia a los retrasos, redondeos, cálculo de primas y dietas, etc.,sin las cuales la instalación de un fichador podría generar reticencias.

La parametrización de un sistema de fichaje requiere un conocimiento experto, para no dar lugar a prácticas que puedan resultar ilegales o contraproducentes. Por ejemplo, una gestión de tiempos demasiado precisa podría generar demasiadas anomalías en el fichaje que resultasen incómodas de gestionar a diario por parte de los gestores de recursos humanos.

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